så, vad är det bästa sättet att se till att du skriver strukturerade e-postmeddelanden?

först, förstå de sex nyckelkomponenterna för att strukturera företagets e-post.

de sex nyckelkomponenterna för att strukturera företagets e-post:

  • ämnesrad

  • hälsning

  • Intro / syfte

  • detalj

  • fråga / åtgärd

  • stängning / Sign-off

låt oss nu granska var och en av dessa lite mer detaljerat.

ämnesrad:

  • gör ämnesraden tydlig, kortfattad och meningsfull.

  • det ska sammanfatta, inte beskriva.

  • undviker beskrivningar med ett ord (t.ex. viktigt, hjälp eller brådskande).

  • ändra ämnesraden om den är vag, rörig eller inte relaterad till meddelandet.

  • använd ämnesrader Hashtags som ett sätt att standardisera ämnesrader och ge viktig information som syfte och brådskande.

  • för korta meddelanden, Använd endast ämnesrad meddelande som slutar med ” EOM ”(stenografi för”end-of-message”).

  • Dålig ämnesrad: ”Re: Re: Re: behöver prata om förändring”.

  • Bra Ämnesrad:”Viktigt: Project Orion Tidslinje Acceleration”.

ämnesraden belyser vikten av ett e-postmeddelande och nyckelinformationen eller ämnena i meddelandet.

hälsning (eller ’Hej’):

  • använd adressatens namn och titel om det är ett formellt meddelande.

  • följ institutionella protokoll för användning av hälsningar.

  • Casual affärskommunikation behöver inte alltid en formell hälsning – de kan ofta bara lista mottagarens namn.

hälsningen gör ditt första intryck-se till att du identifierar människor hjärtligt och korrekt!

Intro / syfte:

  • tydligt och kortfattat förklara syftet, frågan eller frågan.

  • en eller två meningar högst-du lägger till nödvändig detalj nedan.

  • Undvik e-postmeddelanden som spänner över mer än ett ämne eller en begäran, såvida de inte är nära besläktade eller länkade.

Intro / syfte ger en sammanfattning av frågan eller begäran. Genom att läsa introen förstår mottagaren sammanhanget för detaljerna att följa.

Detalj / Kropp:

  • ger den nödvändiga bakgrunden eller stödjande detalj.

  • begränsa dig till flera punkter eller några korta stycken.

  • ange endast den minsta information som behövs för att förklara problemet eller ställa frågan.

  • se till att du ger en kort förklaring av de fem nyckelfrågorna; vad? När? Var? Hur? Varför?

  • om du behöver mer än en detaljsida kan du överväga att bifoga detaljerna i ett Word-dokument eller ställa in ett möte för att diskutera.

  • när e-postmeddelandet har en filbilaga, se till att du hänvisar till det i meddelandet, vad det innehåller och alla åtgärder som behövs.

  • var artig, professionell och respektfull när du presenterar problem eller ställer frågor.

  • Undvik sarkasm, skämt, humor eller ton som kan tolkas felaktigt.

detaljen / kroppen ger bakgrundsinformation om problemet eller behövs för att svara på frågan. Om det finns för mycket information att förmedla på en sida, överväga om en annan typ av kommunikation eller till och med ett formellt möte är mer lämpligt.

fråga / åtgärd

  • ge en särskild uppmaning till nödvändiga åtgärder.

  • ange svaret eller åtgärden du vill ta emot.

  • se till att du är tydlig om exakt ” vem ”behöver utföra”vad”.

  • om det finns tidsfrister, ge” när ” framträdande till mottagarna.

Ask / Action är en av de viktigaste komponenterna i e-postmeddelandet och var du anger exakt vad du vill få, från vem och när. Tyvärr är det ofta utelämnat eller inte väl definierat.

stängning / Sign-Off / adjö:

  • använder fraser eller ord som förmedlar respekt och formalitet (t.ex. ”med vänliga hälsningar”, ”Bästa”).

  • inkludera signaturrader som innehåller användbar kontaktinformation.

  • följ institutionella protokoll för användning av stängningar/signeringar.

  • Casual, rutinmässig affärskommunikation använder ofta inte formella signeringar.

signeringen är där du ger ett artigt ”tack” för hjälp och ger nödvändig kontaktinformation.

se till att du strukturera affärs e-postmeddelanden efter dessa sex viktiga element. Du kommer att förbättra din förmåga att snabbt och minska risken för att ditt meddelande kommer att missförstås eller inte besvaras alls!

genom att ta lite extra tid på framsidan när du skriver ett e-postmeddelande sparar du mycket tid, upprepning och felkommunikation på vägen.

om du gillar att använda akronymer för att komma ihåg saker, försök att komma ihåg:

  • ”SHIDAC” – ämne / Hej / Intro / detalj/ åtgärd / stängning

(om du kan komma med en bättre akronym, är du välkommen att föreslå en, Detta är det bästa jag kunde komma med att använda dessa termer!)

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.

lg