Alors, quelle est la meilleure façon de vous assurer de composer des e-mails structurés?

Tout d’abord, comprendre les six éléments clés pour structurer le courrier électronique professionnel.

Les six éléments clés pour structurer la messagerie professionnelle:

  • Ligne d’Objet

  • Salutation

  • Introduction / But

  • Détail

  • Demande / Action

  • Fermeture / Approbation

Passons maintenant en revue chacun de ces éléments un peu plus en détail.

Ligne d’objet:

  • Rendez la ligne d’objet claire, concise et significative.

  • Il devrait résumer, pas décrire.

  • Évite les descriptions en un mot (par exemple, Important, Aide ou Urgent).

  • Modifiez la ligne d’objet si elle est vague, désordonnée ou non liée au message.

  • Utilisez les Hashtags de la Ligne d’objet pour normaliser les Lignes d’objet et fournir des informations clés telles que le but et l’urgence.

  • Pour les messages courts, utilisez uniquement le message de ligne d’objet se terminant par « EOM » (raccourci pour « fin de message »).

  • Mauvaise ligne d’objet: « Re: Re: Re: Besoin de parler de changement ».

  • Bonne Ligne d’objet: « Important: Accélération de la chronologie du projet Orion ».

La ligne d’objet souligne l’importance d’un e-mail et les informations ou sujets clés du message.

Salutation (ou ‘bonjour’):

  • Utilisez le nom et le titre du destinataire s’il s’agit d’un message formel.

  • Suivez les protocoles institutionnels pour l’utilisation des salutations.

  • Les communications commerciales occasionnelles n’ont pas toujours besoin d’un accueil formel – elles peuvent souvent simplement énumérer les noms des destinataires.

Le message d’accueil fait votre première impression – assurez-vous d’identifier les personnes cordialement et correctement!

Introduction / But:

  • Expliquez clairement et de manière concise le but, la question ou le problème.

  • Une ou deux phrases au maximum – vous ajouterez les détails nécessaires ci-dessous.

  • Évitez les e-mails qui couvrent plus d’un sujet ou d’une demande, à moins qu’ils ne soient étroitement liés ou liés.

L’introduction / objet fournit un résumé de la question ou de la demande. En lisant l’intro, le destinataire comprend le contexte du détail à suivre.

Détail / Corps:

  • Fournit le contexte nécessaire ou les détails à l’appui.

  • Limitez-vous à plusieurs points ou à quelques paragraphes courts.

  • Ne fournissez que le minimum d’informations nécessaires pour expliquer le problème ou poser la question.

  • Assurez-vous de fournir une brève explication des cinq questions clés; Quoi? Quand ? Où? Comment ? Pourquoi?

  • Si vous avez besoin de plus d’une page de détails, envisagez de joindre les détails dans un document Word ou de définir une réunion pour discuter.

  • Lorsque l’e-mail contient une pièce jointe, assurez-vous de vous y référer dans le message, ce qu’il contient et toutes les actions nécessaires.

  • Soyez poli, professionnel et respectueux lorsque vous présentez des problèmes ou posez des questions.

  • Évitez les sarcasmes, les blagues, l’humour ou le ton qui peuvent être mal interprétés.

Le détail / Corps fournit les informations de base sur le problème ou nécessaires pour aider à répondre à la question. S’il y a trop d’informations à transmettre dans une page, demandez-vous si un autre type de communication ou même une réunion officielle est plus approprié.

Demande / Action

  • Fournir un appel spécifique à l’action nécessaire.

  • Indiquez la réponse ou l’action que vous souhaitez recevoir.

  • Assurez-vous d’être clair sur exactement « qui » doit effectuer « quoi ».

  • S’il y a des délais, indiquez le  » quand » bien en évidence aux destinataires.

La Demande / Action est l’un des éléments les plus importants du message électronique et où vous indiquez exactement ce que vous cherchez à obtenir, de qui et à quel moment. Malheureusement, il est souvent omis ou mal défini.

Fermeture / Signature / Au revoir:

  • Utilise des phrases ou des mots véhiculant le respect et la formalité (par exemple, « Sincèrement « ,  » Meilleures salutations », « Meilleur »).

  • Inclure des lignes de signature contenant des informations de contact utiles.

  • Suivez les protocoles institutionnels pour l’utilisation des fermetures / approbations.

  • Les communications commerciales occasionnelles et routinières n’utilisent souvent pas d’approbations formelles.

La signature est l’endroit où vous fournissez un « merci » courtois pour l’aide et fournissez les coordonnées requises.

Assurez-vous de structurer les e-mails professionnels en suivant ces six éléments clés. Vous améliorerez votre capacité à rapidement et réduirez les chances que votre message soit mal compris ou ne soit pas répondu du tout!

En prenant un peu de temps supplémentaire à l’avance lors de la rédaction d’un e-mail, vous vous épargnerez beaucoup de temps, de répétition et de mauvaise communication sur la route.

Si vous aimez utiliser des acronymes pour vous souvenir de choses, essayez de vous souvenir:

  •  » SHIDAC » – Sujet / Bonjour / Intro / Détail / Action / Fermeture

( Si vous pouvez trouver un meilleur acronyme, n’hésitez pas à en suggérer un, c’est le meilleur que j’ai pu trouver en utilisant ces termes!)

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lg