Alors, quelle est la meilleure façon de vous assurer de composer des e-mails structurés?
Tout d’abord, comprendre les six éléments clés pour structurer le courrier électronique professionnel.
Les six éléments clés pour structurer la messagerie professionnelle:
-
Ligne d’Objet
-
Salutation
-
Introduction / But
-
Détail
-
Demande / Action
-
Fermeture / Approbation
Passons maintenant en revue chacun de ces éléments un peu plus en détail.
Ligne d’objet:
-
Rendez la ligne d’objet claire, concise et significative.
-
Il devrait résumer, pas décrire.
-
Évite les descriptions en un mot (par exemple, Important, Aide ou Urgent).
-
Modifiez la ligne d’objet si elle est vague, désordonnée ou non liée au message.
-
Utilisez les Hashtags de la Ligne d’objet pour normaliser les Lignes d’objet et fournir des informations clés telles que le but et l’urgence.
-
Pour les messages courts, utilisez uniquement le message de ligne d’objet se terminant par « EOM » (raccourci pour « fin de message »).
-
Mauvaise ligne d’objet: « Re: Re: Re: Besoin de parler de changement ».
-
Bonne Ligne d’objet: « Important: Accélération de la chronologie du projet Orion ».
La ligne d’objet souligne l’importance d’un e-mail et les informations ou sujets clés du message.
Salutation (ou ‘bonjour’):
-
Utilisez le nom et le titre du destinataire s’il s’agit d’un message formel.
-
Suivez les protocoles institutionnels pour l’utilisation des salutations.
-
Les communications commerciales occasionnelles n’ont pas toujours besoin d’un accueil formel – elles peuvent souvent simplement énumérer les noms des destinataires.
Le message d’accueil fait votre première impression – assurez-vous d’identifier les personnes cordialement et correctement!
Introduction / But:
-
Expliquez clairement et de manière concise le but, la question ou le problème.
-
Une ou deux phrases au maximum – vous ajouterez les détails nécessaires ci-dessous.
-
Évitez les e-mails qui couvrent plus d’un sujet ou d’une demande, à moins qu’ils ne soient étroitement liés ou liés.
L’introduction / objet fournit un résumé de la question ou de la demande. En lisant l’intro, le destinataire comprend le contexte du détail à suivre.
Détail / Corps:
-
Fournit le contexte nécessaire ou les détails à l’appui.
-
Limitez-vous à plusieurs points ou à quelques paragraphes courts.
-
Ne fournissez que le minimum d’informations nécessaires pour expliquer le problème ou poser la question.
-
Assurez-vous de fournir une brève explication des cinq questions clés; Quoi? Quand ? Où? Comment ? Pourquoi?
-
Si vous avez besoin de plus d’une page de détails, envisagez de joindre les détails dans un document Word ou de définir une réunion pour discuter.
-
Lorsque l’e-mail contient une pièce jointe, assurez-vous de vous y référer dans le message, ce qu’il contient et toutes les actions nécessaires.
-
Soyez poli, professionnel et respectueux lorsque vous présentez des problèmes ou posez des questions.
-
Évitez les sarcasmes, les blagues, l’humour ou le ton qui peuvent être mal interprétés.
Le détail / Corps fournit les informations de base sur le problème ou nécessaires pour aider à répondre à la question. S’il y a trop d’informations à transmettre dans une page, demandez-vous si un autre type de communication ou même une réunion officielle est plus approprié.
Demande / Action
-
Fournir un appel spécifique à l’action nécessaire.
-
Indiquez la réponse ou l’action que vous souhaitez recevoir.
-
Assurez-vous d’être clair sur exactement « qui » doit effectuer « quoi ».
-
S’il y a des délais, indiquez le » quand » bien en évidence aux destinataires.
La Demande / Action est l’un des éléments les plus importants du message électronique et où vous indiquez exactement ce que vous cherchez à obtenir, de qui et à quel moment. Malheureusement, il est souvent omis ou mal défini.
Fermeture / Signature / Au revoir:
-
Utilise des phrases ou des mots véhiculant le respect et la formalité (par exemple, « Sincèrement « , » Meilleures salutations », « Meilleur »).
-
Inclure des lignes de signature contenant des informations de contact utiles.
-
Suivez les protocoles institutionnels pour l’utilisation des fermetures / approbations.
-
Les communications commerciales occasionnelles et routinières n’utilisent souvent pas d’approbations formelles.
La signature est l’endroit où vous fournissez un « merci » courtois pour l’aide et fournissez les coordonnées requises.
Assurez-vous de structurer les e-mails professionnels en suivant ces six éléments clés. Vous améliorerez votre capacité à rapidement et réduirez les chances que votre message soit mal compris ou ne soit pas répondu du tout!
En prenant un peu de temps supplémentaire à l’avance lors de la rédaction d’un e-mail, vous vous épargnerez beaucoup de temps, de répétition et de mauvaise communication sur la route.
Si vous aimez utiliser des acronymes pour vous souvenir de choses, essayez de vous souvenir:
-
» SHIDAC » – Sujet / Bonjour / Intro / Détail / Action / Fermeture
( Si vous pouvez trouver un meilleur acronyme, n’hésitez pas à en suggérer un, c’est le meilleur que j’ai pu trouver en utilisant ces termes!)