Deci, care este cel mai bun mod de a vă asigura că compuneți mesaje de e-mail structurate?

în primul rând, să înțeleagă cele șase componente cheie pentru a structura e-mail de afaceri.

cele șase componente cheie pentru structurarea e-mailului de afaceri:

  • subiect

  • salut

  • Introducere / scop

  • detalii

  • cere / acțiune

  • închidere/semnare

acum, să trecem în revistă fiecare dintre acestea într-un pic mai detaliat.

subiect:

  • Faceți subiectul clar, concis și semnificativ.

  • ar trebui să rezume, nu să descrie.

  • Evită descrierile dintr-un singur cuvânt (de exemplu, importante, de ajutor sau urgente).

  • schimbați linia subiectului dacă este vagă, dezordonată sau nu are legătură cu mesajul.

  • utilizați hashtag-urile liniei de subiect ca o modalitate de a standardiza liniile de subiect și de a furniza informații cheie, cum ar fi scopul și urgența.

  • pentru mesajele scurte, utilizați numai linia de subiect mesaj care se termină cu” EOM „(prescurtare pentru”sfârșitul mesajului”).

  • subiect rău: „Re: Re: Re: trebuie să vorbim despre schimbare”.

  • Subiect Bun: „Important: Accelerarea Cronologiei Proiectului Orion”.

linia de subiect evidențiază importanța unui e-mail și informațiile cheie sau subiectele din mesaj.

salut (sau ‘salut’):

  • utilizați numele și titlul destinatarului dacă este un mesaj formal.

  • urmați protocoalele instituționale pentru utilizarea salutărilor.

  • comunicările de afaceri ocazionale nu au întotdeauna nevoie de un salut formal – adesea pot enumera doar numele destinatarului.

salutul face prima impresie-asigurați-vă că identificați oamenii cordial și corect!

Introducere / scop:

  • explicați clar și concis scopul, întrebarea sau problema.

  • una sau două propoziții cel mult – veți adăuga detaliile necesare mai jos.

  • evitați e-mailurile care acoperă mai multe subiecte sau solicitări, cu excepția cazului în care sunt strâns legate sau legate.

Intro / scopul oferă un rezumat al problemei sau cererii. Citind intro-ul, destinatarul înțelege contextul detaliilor de urmat.

Detaliu / Corp:

  • oferă fundalul necesar sau detaliile de susținere.

  • limitați-vă la mai multe puncte glonț sau la câteva paragrafe scurte.

  • furnizați doar informațiile minime necesare pentru a explica problema sau pentru a pune întrebarea.

  • asigurați-vă că furnizați o scurtă explicație a celor cinci întrebări cheie; ce? Când? Unde? Cum? De ce?

  • dacă aveți nevoie de mai mult de o pagină de detaliu, luați în considerare atașarea detaliului într-un document Word sau setați o întâlnire pentru a discuta.

  • când e-mailul are un fișier atașat, asigurați-vă că îl referiți în mesaj, ce conține și orice acțiuni necesare.

  • fii politicos, profesionist și respectuos atunci când prezinți probleme sau pui întrebări.

  • evitați sarcasmul, glumele, umorul sau tonul care pot fi interpretate greșit.

detaliul / corpul oferă informații de fond despre problemă sau necesare pentru a ajuta la răspunsul la întrebare. Dacă există prea multe informații de transmis într-o pagină, luați în considerare dacă un alt tip de comunicare sau chiar o întâlnire formală este mai potrivită.

cere / acțiune

  • furnizați un apel specific pentru acțiunile necesare.

  • indicați răspunsul sau acțiunea pe care doriți să o primiți.

  • asigurați-vă că sunteți clar despre exact „cine” trebuie să efectueze „ce”.

  • dacă există termene limită, furnizați” Când ” în mod vizibil destinatarilor.

cererea / acțiunea este una dintre cele mai importante componente ale mesajului de e-mail și unde precizați exact ceea ce căutați să obțineți, de la cine și când. Din păcate, este adesea omis sau nu este bine definit.

închidere/semnare/la revedere:

  • folosește fraze sau cuvinte care transmit respect și formalitate (de exemplu, „cu sinceritate”, „Salutări”, „cel mai bun”).

  • includeți linii de semnătură care conțin informații de contact utile.

  • urmați protocoalele instituționale pentru utilizarea închiderilor/semnărilor.

  • comunicările de afaceri obișnuite, de rutină, adesea nu folosesc semnări formale.

semn-off este în cazul în care vă oferi un politicos „vă mulțumesc” pentru asistență și să furnizeze informațiile de contact necesare.

asigurați-vă că structurați mesajele de e-mail de afaceri urmând aceste șase elemente cheie. Vă veți îmbunătăți capacitatea de a reduce rapid și de a reduce șansa ca mesajul dvs. să fie înțeles greșit sau să nu răspundă deloc!

luând un pic de timp suplimentar în față atunci când compuneți un e-mail, vă veți economisi mult timp, repetiție și comunicare greșită pe drum.

dacă vă place să utilizați acronime să-și amintească lucruri, încercați să vă amintiți:

  • „SHIDAC” – subiect / Bună ziua / Intro / detaliu / acțiune / închidere

(dacă puteți veni-up cu un acronim mai bun, vă rugăm să nu ezitați să sugereze unul, acest lucru este cel mai bun am putut veni cu folosind acești Termeni!)

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.

lg