soluções de sobrecarga de E-mail

então, qual é a melhor maneira de garantir que você compõe mensagens de E-mail estruturadas?

em primeiro lugar, compreender os seis componentes-chave para estruturar o e-mail empresarial.

as seis componentes-chave para estruturar o correio electrónico comercial:

• Linha de Assunto

• Saudação

• Introdução/Objetivo

• Detalhes

• Perguntar/Ação

• Encerramento/Sign-off

Agora, vamos analisar cada um destes em um pouco mais de detalhe.

linha de assunto:

• deixe a linha de assunto clara, concisa e significativa.

• deve resumir, não descrever.

• evita descrições de uma palavra (por exemplo, importante, ajuda ou Urgente).

• mude a linha de assunto se for vaga, confusa ou não relacionada com a mensagem.

• Use as Hashtags de linha de assunto como uma forma de padronizar as linhas de assunto e fornecer informações-chave, como finalidade e urgência.

• para mensagens curtas, use a linha de assunto apenas mensagem terminando com ” EOM “(abreviatura para”fim de mensagem”).

• má linha de Assunto: “Re: Re: Re: necessidade de falar sobre mudança”.

• Boa Linha De Assunto: “Important: Project Orion Timeline Acceleration”.

a linha de assunto destaca a importância de um e-mail e as principais informações ou tópicos dentro da mensagem.

saudação (ou ‘Olá’):

• utilizar o nome e o título do destinatário se se tratar de uma mensagem formal.

• siga os protocolos institucionais para o uso de saudações.

• comunicações casuais de negócios nem sempre precisam de uma saudação formal – eles muitas vezes podem apenas listar os nomes dos destinatários.

a saudação faz sua primeira impressão-certifique-se de identificar as pessoas cordialmente e corretamente!

Intro / Purpose:

• explicar clara e concisamente o propósito, a questão ou a questão.

• uma ou duas frases no máximo – você adicionará o detalhe necessário abaixo.

• evite E-mails que abrangem mais de um tópico ou pedido, a menos que eles estejam intimamente relacionados ou ligados.

a introdução / finalidade apresenta um resumo da questão ou do pedido. Ao ler a introdução, O destinatário compreende o contexto do detalhe a seguir.

Pormenor / Corpo:

• fornece os elementos de base ou de apoio necessários.

• limite-se a vários pontos ou alguns parágrafos curtos.

• fornecer apenas as informações mínimas necessárias para explicar a questão ou fazer a pergunta.

• assegure-se de fornecer uma breve explicação das cinco questões-chave; O quê? Quando? Onde? Como? Por quê?

• se você precisar de mais, em seguida, uma página de detalhes, considere anexar o detalhe em um documento do Word ou definir uma reunião para discutir.

• quando o E-Mail tem um anexo de arquivo, certifique-se de se referir a ele na mensagem, o que ele contém, e quaisquer ações necessárias.

• seja educado, profissional e respeitoso ao apresentar questões ou fazer perguntas.

• evite sarcasmo, piadas, humor ou tom que pode ser mal interpretado.

o detalhe / organismo fornece a informação de base sobre o problema ou necessário para ajudar a responder à pergunta. Se houver muita informação para transmitir em uma página, considere se outro tipo de comunicação ou mesmo uma reunião formal é mais apropriado.

Ask / Action

• apresentar um apelo específico para que sejam tomadas as medidas necessárias.

• indique a resposta ou acção que deseja receber.

• certifique-se de que você é claro sobre exatamente “quem” precisa executar “o quê”.

• se houver prazos, fornecer o” quando ” de forma proeminente aos destinatários.

a pergunta / ação é um dos componentes mais importantes da mensagem de E-mail e onde você diz exatamente o que você está procurando obter, de quem, e quando. Infelizmente, é muitas vezes omitida ou mal definida.

Fecho/Assinatura/adeus:

• usa frases ou palavras que transmitem respeito e formalidade (por exemplo, “sinceramente”, “melhor relação”, “melhor”).

• incluir linhas de assinatura que contenham informações de contacto úteis.

• seguir os protocolos institucionais para a utilização de encerramentos/assinaturas.

• as comunicações de negócios casuais e rotineiras muitas vezes não usam sinais formais.

a Assinatura é onde você fornece um cortês “obrigado” pela assistência e fornecer informações de contato necessárias.

assegure – se de que estrutura as mensagens de correio electrónico de negócios seguindo estes seis elementos-chave. Você vai melhorar a sua capacidade de rapidamente e reduzir a chance de que sua mensagem será mal entendida ou não respondida de todo!

ao tomar um pouco de tempo extra na frente ao compor um e-mail, você vai economizar muito tempo, repetição e falta de comunicação ao longo da estrada.

Se você gosta de usar siglas para se lembrar de coisas, tentar lembrar:

• “SHIDAC” – Sujeito / Hello / Intro / Detalhe / Ação / Fechar

(Se você pode vir para cima com uma melhor acrônimo, por favor, sinta-se livre para sugerir um, este é o melhor que eu poderia vir acima com a utilização desses termos!)