więc jaki jest najlepszy sposób na skomponowanie ustrukturyzowanych wiadomości e-mail?

po pierwsze, zrozum sześć kluczowych komponentów do struktury biznesowej poczty e-mail.

sześć kluczowych elementów do struktury biznesowej poczty e-mail:

  • temat

  • Pozdrawiam

  • Intro / cel

  • szczegóły

  • zapytaj / działanie

  • zamykanie / podpisywanie

przyjrzyjmy się teraz każdemu z nich nieco bardziej szczegółowo.

temat:

  • Uczyń temat jasnym, zwięzłym i znaczącym.

  • powinno to streścić, a nie opisać.

  • unika opisów jednowyrazowych (np. ważnych, pomocnych lub pilnych).

  • Zmień temat, jeśli jest niejasny, niechlujny lub nie jest związany z wiadomością.

  • użyj hashtagów tematu jako sposobu na standaryzację tematów i dostarczenie kluczowych informacji, takich jak cel i pilność.

  • w przypadku krótkich wiadomości używaj tylko wiersza tematu wiadomość kończąca się na ” EOM „(skrót od”end-of-message”).

  • zły Temat: „Re: Re: Re: trzeba rozmawiać o zmianach”.

  • Good Subject Line: „Important: Project Orion Timeline Acceleration”.

temat podkreśla znaczenie wiadomości e-mail oraz kluczowe informacje lub tematy w wiadomości.

Pozdrawiam’):

  • należy podać nazwisko i tytuł adresata, jeśli jest to wiadomość formalna.

  • postępuj zgodnie z instytucjonalnymi protokołami użycia pozdrowień.

  • nieformalna komunikacja biznesowa nie zawsze wymaga formalnego powitania-często mogą po prostu wymienić nazwiska odbiorców.

powitanie sprawia pierwsze wrażenie-upewnij się, że identyfikujesz ludzi serdecznie i prawidłowo!

Intro / Purpose:

  • jasno i zwięźle wyjaśnij cel, pytanie lub problem.

  • co najwyżej jedno lub dwa zdania-poniżej dodasz niezbędne szczegóły.

  • unikaj wiadomości e-mail, które obejmują więcej niż jeden temat lub prośbę, chyba że są blisko powiązane lub powiązane.

Intro / cel zawiera podsumowanie problemu lub żądania. Czytając intro, odbiorca rozumie kontekst szczegółów, które należy śledzić.

Detal / Body:

  • zapewnia niezbędne tło lub szczegóły pomocnicze.

  • ogranicz się do kilku punktorów lub kilku krótkich akapitów.

  • podaj tylko minimalne informacje potrzebne do wyjaśnienia problemu lub zadania pytania.

  • upewnij się, że podasz krótkie wyjaśnienie pięciu kluczowych pytań; Co? Kiedy? Gdzie? Jak? Dlaczego?

  • jeśli potrzebujesz więcej niż strony szczegółów, rozważ dołączenie szczegółów w dokumencie programu Word lub ustaw spotkanie do omówienia.

  • gdy wiadomość e-mail zawiera załącznik do pliku, upewnij się, że odwołasz się do niej w wiadomości, co zawiera i jakie działania są potrzebne.

  • bądź uprzejmy, profesjonalny i pełen szacunku podczas przedstawiania problemów lub zadawania pytań.

  • unikaj sarkazmu, żartów, humoru lub tonu, które mogą być źle zinterpretowane.

Detail / Body zawiera podstawowe informacje o problemie lub potrzebne do udzielenia odpowiedzi na pytanie. Jeśli na stronie jest zbyt wiele informacji do przekazania, zastanów się, czy inny rodzaj komunikacji lub nawet formalne spotkanie jest bardziej odpowiedni.

zapytaj / Akcja

  • Przedstaw konkretne wezwanie do podjęcia niezbędnych działań.

  • podaj odpowiedź lub akcję, którą chcesz otrzymać.

  • upewnij się, że dokładnie ” kto „musi wykonać „co”.

  • jeśli istnieją terminy, podaj” kiedy ” w widocznym miejscu odbiorcom.

pytanie / działanie jest jednym z najważniejszych elementów wiadomości e-mail i gdzie dokładnie określasz, co chcesz uzyskać, od kogo i kiedy. Niestety, często jest pomijany lub nie jest dobrze zdefiniowany.

zamykanie / podpisywanie / żegnanie:

  • używa zwrotów lub słów przekazujących szacunek i formalność (np. „szczerze”, „Pozdrawiam”, „najlepiej”).

  • Dołącz linie podpisu zawierające pomocne informacje kontaktowe.

  • postępuj zgodnie z protokołami instytucjonalnymi dotyczącymi stosowania zamknięć / podpisów.

  • codzienna, rutynowa komunikacja biznesowa często nie wykorzystuje formalnych podpisów.

podpis jest miejscem, w którym przekazujesz uprzejme „dziękuję” za pomoc i podaj wymagane dane kontaktowe.

upewnij się, że organizujesz wiadomości e-mail biznesowe zgodnie z tymi sześcioma kluczowymi elementami. Poprawisz swoją zdolność do szybkiego i zmniejszenia szansy, że Twoja wiadomość zostanie źle zrozumiana lub w ogóle nie odpowiesz!

biorąc trochę dodatkowego czasu z góry podczas pisania wiadomości e-mail, zaoszczędzisz sobie dużo czasu, powtórzeń i nieporozumień w dół drogi.

jeśli lubisz używać akronimów do zapamiętywania rzeczy, spróbuj zapamiętać:

  • „SHIDAC” – temat / Hello / Intro / Detail / Action / Closing

(jeśli możesz wymyślić lepszy akronim, sugeruj jeden, jest to najlepsze, co mogłem wymyślić przy użyciu tych terminów!)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

lg