dus, wat is de beste manier om ervoor te zorgen dat u gestructureerde e-mailberichten samenstelt?

begrijp eerst de zes belangrijkste componenten om zakelijke e-mail te structureren.

de zes belangrijkste componenten voor de structuur van zakelijke e-mail:

  • onderwerp regel

  • begroeting

  • Intro / doel

  • Detail

  • Vraag / actie

  • sluiten/afmelden

nu, laten we elk van deze in een beetje meer detail.

onderwerpregel:

  • maak de onderwerpregel duidelijk, beknopt en zinvol.

  • het moet samenvatten, niet beschrijven.

  • vermijdt beschrijvingen van één woord (bijvoorbeeld belangrijk, hulp of Dringend).

  • Wijzig de onderwerpregel als deze vaag, rommelig of niet gerelateerd is aan het bericht.

  • gebruik onderwerpregel Hashtags als een manier om onderwerpregels te standaardiseren en belangrijke informatie te verstrekken, zoals doel en urgentie.

  • voor korte berichten, gebruik onderwerpregel alleen bericht eindigend op ” EOM “(afkorting voor”end-of-message”).

  • slecht Onderwerp: “Re: Re: Re: Need to talk about change”.

  • Goed Onderwerp: “Belangrijk: Project Orion Tijdlijn Versnelling”.

de onderwerpregel benadrukt het belang van een e-mail en de belangrijkste informatie of onderwerpen binnen het bericht.

begroeting (of ‘Hallo’):

  • gebruik de naam en de titel van de geadresseerde indien het een formeel bericht betreft.

  • volg institutionele protocollen voor het gebruik van begroetingen.

  • Casual zakelijke communicatie hoeft niet altijd een formele begroeting-ze kunnen vaak alleen de lijst van de ontvanger namen.

de begroeting maakt uw eerste indruk-zorg ervoor dat u mensen van harte en goed te identificeren!

Intro / doel:

  • leg het doel, de vraag of de kwestie duidelijk en bondig uit.

  • maximaal een of twee zinnen-U voegt hieronder de nodige details toe.

  • vermijd e-mails die meer dan één onderwerp of verzoek omvatten, tenzij ze nauw verwant of gekoppeld zijn.

het Intro / doel geeft een samenvatting van het probleem of verzoek. Door het lezen van de intro, de ontvanger begrijpt de context van het detail te volgen.

Detail / Inhoud:

  • biedt de nodige achtergrond of ondersteunende details.

  • beperk jezelf tot meerdere bullet points of een paar, korte alinea ‘ s.

  • geef alleen de minimale informatie die nodig is om het probleem uit te leggen of de vraag te stellen.

  • zorg ervoor dat je een korte uitleg geeft van de vijf belangrijkste vragen; wat? Wanneer? Waar? Hoe? Waarom?

  • als u meer dan een detailpagina nodig hebt, kunt u overwegen het detail in een Word-document te bevestigen of een vergadering in te stellen om te bespreken.

  • wanneer de e-mail een bestandsbijlage heeft, zorg er dan voor dat u ernaar verwijst in het bericht, wat het bevat en eventuele acties die nodig zijn.

  • wees beleefd, professioneel en respectvol bij het presenteren van problemen of het stellen van vragen.

  • vermijd sarcasme, grappen, humor, of toon die verkeerd kan worden geïnterpreteerd.

Het Detail / orgaan geeft de achtergrondinformatie over het probleem of die nodig is om de vraag te helpen beantwoorden. Als er te veel informatie is om over te brengen in een pagina, overweeg dan of een ander type communicatie of zelfs een formele bijeenkomst geschikter is.

Vraag/actie

  • Geef een specifieke oproep tot de nodige actie.

  • vermeld het antwoord of de actie die u wilt ontvangen.

  • zorg ervoor dat u duidelijk bent over precies “wie” moet uitvoeren “wat”.

  • als er deadlines zijn, vermeld dan duidelijk het” wanneer ” aan de ontvangers.

de vraag / actie is een van de belangrijkste onderdelen van het e-mailbericht en waar u precies aangeeft wat u zoekt te krijgen, van wie, en door wanneer. Helaas wordt het vaak weggelaten of niet goed gedefinieerd.

sluiten / afmelden / afscheid:

  • gebruikt zinnen of woorden die respect en formaliteit overbrengen (bijv. “oprecht”, “met vriendelijke groet”, “beste”).

  • voeg ondertekeningsregels toe die nuttige contactinformatie bevatten.

  • institutionele protocollen volgen voor het gebruik van afsluitingen/aftekeningen.

  • Casual, routine zakelijke communicatie vaak geen gebruik maken van formele sign-offs.

de Sign-off is waar u een hoffelijke “Dank u” voor hulp en het verstrekken van de vereiste contactgegevens.

zorg ervoor dat u zakelijke e-mailberichten structureert volgens deze zes belangrijke elementen. U zult uw vermogen om snel te verbeteren en verminderen de kans dat uw boodschap zal worden verkeerd begrepen of helemaal niet beantwoord!

door een beetje extra tijd vooraf te nemen bij het samenstellen van een e-mail, bespaart u uzelf een hoop tijd, herhaling en miscommunicatie op de weg.

als u acroniemen wilt gebruiken om dingen te onthouden, probeer het dan te onthouden:

  • “SHIDAC” – onderwerp / Hallo / Intro / Detail / actie / sluiten

(als je kunt komen-up met een betere acroniem, aarzel dan niet om een voor te stellen, dit is het beste wat ik kon komen met het gebruik van deze termen!)

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

lg