så, hva er den beste måten å sikre at du skriver strukturerte E-postmeldinger?
først forstår du de seks nøkkelkomponentene for å strukturere e-post for bedrifter.
de seks hovedkomponentene for å strukturere e-post for bedrifter:
-
Emne Linje
-
Hilsen
-
Intro / Formål
-
Detalj
-
Spør / Handling
-
Stenging/Sign-off
Nå, la oss se gjennom hver av disse i litt mer detalj.
Emnelinje:
-
Gjør emnefeltet klart, konsist og meningsfylt.
-
det bør oppsummere, ikke beskrive.
-
Unngår ett ord beskrivelser(F. Eks Viktig, Hjelp Eller Haster).
-
Endre emnelinjen hvis den er vag, rotete eller ikke relatert til meldingen.
-
Bruk Emnelinjen Hashtags som en måte å standardisere Emnelinjer og gi viktig informasjon som formål og haster.
-
for korte meldinger, bruk bare emnelinjen melding som slutter med » EOM «(forkortelse for «end-of-message»).
-
Dårlig Emnelinje: «Re: Re: Re: Trenger å snakke om endring».
-
God Emnelinje: «Viktig: Project Orion Tidslinje Akselerasjon».
emnelinjen fremhever viktigheten Av En E-Post og nøkkelinformasjon eller emner i meldingen.
Hilsen (eller ‘hei’):
-
Bruk adressatens navn og tittel hvis det er en formell melding.
-
Følg institusjonelle protokoller for bruk av hilsener.
-
Uformell forretningskommunikasjon trenger ikke alltid en formell hilsen – de kan ofte bare liste mottakernavnene.
hilsen gjør ditt førsteinntrykk-sørg for at du identifiserer folk hjertelig og riktig!
Intro / Formål:
-
Klart og konsist forklare formålet, spørsmålet eller problemet.
-
En eller to setninger på det meste-du vil legge til nødvendig detalj nedenfor.
-
Unngå E-Poster som spenner over mer enn ett emne eller forespørsel, med mindre De er nært beslektet eller koblet.
Intro / Formål gir et sammendrag av problemet eller forespørselen. Ved å lese introen forstår mottakeren konteksten til detaljene som skal følges.
Detalj / Kropp:
-
Gir den nødvendige bakgrunnen eller støttedetaljene.
-
Begrens deg til flere punkter eller noen få, korte avsnitt.
-
bare gi den minste informasjonen som trengs for å forklare problemet eller stille spørsmålet.
-
Sørg for at du gir kort forklaring på de fem sentrale spørsmålene; Hva? Når? Hvor? Hvordan? Hvorfor?
-
hvis du trenger mer enn en detaljside, bør du vurdere å legge ved detaljene i Et Word-dokument eller angi et møte for å diskutere.
-
når E-Posten har et filvedlegg, må du kontrollere at du refererer til den i meldingen, hva den inneholder, og eventuelle handlinger som trengs.
-
Vær høflig, profesjonell og respektfull når du presenterer problemer eller stiller spørsmål.
-
Unngå sarkasme, vitser, humor eller tone som kan feiltolkes.
Detaljene / Kroppen gir bakgrunnsinformasjon om problemet eller nødvendig for å svare på spørsmålet. Hvis det er for mye informasjon å formidle på en side, bør du vurdere om en annen type kommunikasjon eller til og med et formelt møte er mer hensiktsmessig.
Spør / Handling
-
Gi en bestemt oppfordring til nødvendig handling.
-
Angi svaret eller handlingen du vil motta.
-
Sørg for at du er klar over nøyaktig «hvem» trenger å utføre «hva».
-
hvis det er tidsfrister, gi» når » fremtredende til mottakerne.
Ask / Action er en av De viktigste komponentene I E-postmeldingen, og hvor du oppgir nøyaktig hva du ønsker å få, fra hvem og når. Dessverre er det ofte utelatt eller ikke godt definert.
Avslutning/Signering / Farvel:
-
Bruker setninger Eller ord som formidler respekt og formalitet (F. Eks. «Vennlig Hilsen», «vennlig hilsen», «Best»).
-
Inkluder signaturlinjer som inneholder nyttig kontaktinformasjon.
-
Følg institusjonelle protokoller for bruk av nedleggelser/sign-offs.
-
Uformell, rutinemessig forretningskommunikasjon bruker ofte ikke formelle skilt.
Sign-off er der du gir en høflig «takk» for hjelp og gi nødvendig kontaktinformasjon.
sørg for at du strukturerer e-postmeldinger for bedrifter etter disse seks nøkkelelementene. Du vil forbedre din evne til raskt og redusere sjansen for at meldingen vil bli misforstått eller ikke svart på i det hele tatt!
ved å ta litt ekstra tid opp foran når du skriver En E-Post, vil du spare deg for mye tid, repetisjon og misforståelser nedover veien.
hvis du liker å bruke akronymer for å huske ting, prøv å huske:
-
«SHIDAC» – Emne / Hei / Intro / Detalj / Handling / Lukking
(Hvis du kan komme opp med en bedre akronym, kan du gjerne foreslå en, dette er det beste jeg kunne komme opp med å bruke disse vilkårene!)
