så, hva er den beste måten å sikre at du skriver strukturerte E-postmeldinger?

først forstår du de seks nøkkelkomponentene for å strukturere e-post for bedrifter.

de seks hovedkomponentene for å strukturere e-post for bedrifter:

  • Emne Linje

  • Hilsen

  • Intro / Formål

  • Detalj

  • Spør / Handling

  • Stenging/Sign-off

Nå, la oss se gjennom hver av disse i litt mer detalj.

Emnelinje:

  • Gjør emnefeltet klart, konsist og meningsfylt.

  • det bør oppsummere, ikke beskrive.

  • Unngår ett ord beskrivelser(F. Eks Viktig, Hjelp Eller Haster).

  • Endre emnelinjen hvis den er vag, rotete eller ikke relatert til meldingen.

  • Bruk Emnelinjen Hashtags som en måte å standardisere Emnelinjer og gi viktig informasjon som formål og haster.

  • for korte meldinger, bruk bare emnelinjen melding som slutter med » EOM «(forkortelse for «end-of-message»).

  • Dårlig Emnelinje: «Re: Re: Re: Trenger å snakke om endring».

  • God Emnelinje: «Viktig: Project Orion Tidslinje Akselerasjon».

emnelinjen fremhever viktigheten Av En E-Post og nøkkelinformasjon eller emner i meldingen.

Hilsen (eller ‘hei’):

  • Bruk adressatens navn og tittel hvis det er en formell melding.

  • Følg institusjonelle protokoller for bruk av hilsener.

  • Uformell forretningskommunikasjon trenger ikke alltid en formell hilsen – de kan ofte bare liste mottakernavnene.

hilsen gjør ditt førsteinntrykk-sørg for at du identifiserer folk hjertelig og riktig!

Intro / Formål:

  • Klart og konsist forklare formålet, spørsmålet eller problemet.

  • En eller to setninger på det meste-du vil legge til nødvendig detalj nedenfor.

  • Unngå E-Poster som spenner over mer enn ett emne eller forespørsel, med mindre De er nært beslektet eller koblet.

Intro / Formål gir et sammendrag av problemet eller forespørselen. Ved å lese introen forstår mottakeren konteksten til detaljene som skal følges.

Detalj / Kropp:

  • Gir den nødvendige bakgrunnen eller støttedetaljene.

  • Begrens deg til flere punkter eller noen få, korte avsnitt.

  • bare gi den minste informasjonen som trengs for å forklare problemet eller stille spørsmålet.

  • Sørg for at du gir kort forklaring på de fem sentrale spørsmålene; Hva? Når? Hvor? Hvordan? Hvorfor?

  • hvis du trenger mer enn en detaljside, bør du vurdere å legge ved detaljene i Et Word-dokument eller angi et møte for å diskutere.

  • når E-Posten har et filvedlegg, må du kontrollere at du refererer til den i meldingen, hva den inneholder, og eventuelle handlinger som trengs.

  • Vær høflig, profesjonell og respektfull når du presenterer problemer eller stiller spørsmål.

  • Unngå sarkasme, vitser, humor eller tone som kan feiltolkes.

Detaljene / Kroppen gir bakgrunnsinformasjon om problemet eller nødvendig for å svare på spørsmålet. Hvis det er for mye informasjon å formidle på en side, bør du vurdere om en annen type kommunikasjon eller til og med et formelt møte er mer hensiktsmessig.

Spør / Handling

  • Gi en bestemt oppfordring til nødvendig handling.

  • Angi svaret eller handlingen du vil motta.

  • Sørg for at du er klar over nøyaktig «hvem» trenger å utføre «hva».

  • hvis det er tidsfrister, gi» når » fremtredende til mottakerne.

Ask / Action er en av De viktigste komponentene I E-postmeldingen, og hvor du oppgir nøyaktig hva du ønsker å få, fra hvem og når. Dessverre er det ofte utelatt eller ikke godt definert.

Avslutning/Signering / Farvel:

  • Bruker setninger Eller ord som formidler respekt og formalitet (F. Eks. «Vennlig Hilsen», «vennlig hilsen», «Best»).

  • Inkluder signaturlinjer som inneholder nyttig kontaktinformasjon.

  • Følg institusjonelle protokoller for bruk av nedleggelser/sign-offs.

  • Uformell, rutinemessig forretningskommunikasjon bruker ofte ikke formelle skilt.

Sign-off er der du gir en høflig «takk» for hjelp og gi nødvendig kontaktinformasjon.

sørg for at du strukturerer e-postmeldinger for bedrifter etter disse seks nøkkelelementene. Du vil forbedre din evne til raskt og redusere sjansen for at meldingen vil bli misforstått eller ikke svart på i det hele tatt!

ved å ta litt ekstra tid opp foran når du skriver En E-Post, vil du spare deg for mye tid, repetisjon og misforståelser nedover veien.

hvis du liker å bruke akronymer for å huske ting, prøv å huske:

  • «SHIDAC» – Emne / Hei / Intro / Detalj / Handling / Lukking

(Hvis du kan komme opp med en bedre akronym, kan du gjerne foreslå en, dette er det beste jeg kunne komme opp med å bruke disse vilkårene!)

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.

lg