그렇다면 구조화 된 이메일 메시지를 작성하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

첫째,비즈니스 이메일을 구성하는 여섯 가지 핵심 구성 요소를 이해합니다.

비즈니스 이메일을 구성하는 6 가지 핵심 구성 요소:

  • 제목 줄

  • 인사말

  • 소개/목적

  • 세부 정보

  • 질문/행동

  • 닫기/사인 오프

이제 각각을 좀 더 자세히 살펴 보겠습니다.

제목 줄:

  • 제목 줄을 명확하고 간결하며 의미있게 만드십시오.

  • 그것은 설명하지,요약해야한다.

  • 한 단어 설명(예:중요,도움 또는 긴급)을 피합니다.

  • 제목 줄이 모호하거나 지저분하거나 메시지와 관련이 없는 경우 변경합니다.

  • 제목 줄을 표준화하고 목적 및 긴급 성과 같은 주요 정보를 제공하는 방법으로 제목 줄 해시 태그를 사용하십시오.

  • 짧은 메시지의 경우 제목 줄을 사용하여”음”(“메시지 끝”의 속기)으로 끝나는 메시지 만 사용하십시오.

  • 나쁜 제목 줄:”다시:다시:다시:변화에 대해 이야기해야합니다.”

  • 좋은 제목:”중요:프로젝트 오리온 타임 라인 가속”.

제목 줄은 이메일의 중요성과 메시지 내의 핵심 정보 또는 주제를 강조합니다.

인사말(또는’안녕하세요’):

  • 형식적인 메시지 이으면 수취인 이름 및 제목을 사용하십시요.

  • 인사 사용에 대한 제도적 프로토콜을 따르십시오.

  • 캐주얼 비즈니스 커뮤니케이션은 항상 공식적인 인사말이 필요하지 않습니다-그들은 종종 단지받는 사람의 이름을 나열 할 수 있습니다.

인사말은 당신의 첫 인상을 만든다-당신이 진심으로 제대로 사람을 식별 확인!

소개/목적:

  • 목적,질문 또는 문제를 명확하고 간결하게 설명하십시오.

  • 기껏해야 하나 또는 두 개의 문장-아래에 필요한 세부 사항을 추가 할 것입니다.

  • 둘 이상의 주제 또는 요청에 걸쳐 이메일을 피하십시오,그들은 밀접하게 관련되거나 연결되지 않는 한.

소개/목적은 문제 또는 요청에 대한 요약을 제공합니다. 소개를 읽어서,수령인은 따르기 위하여 세부사항의 문맥을 이해한다.

세부사항/몸:

  • 필요한 배경 또는 지원 세부 정보를 제공합니다.

  • 몇몇 탄알 점 또는 약간,짧은 절에 제한하십시요.

  • 문제를 설명하거나 질문하는 데 필요한 최소한의 정보 만 제공하십시오.

  • 당신은 다섯 가지 주요 질문에 대한 간략한 설명을 제공 확인;무엇? 언제? 어디? 어떻게? 왜?

  • 당신이 세부 사항 페이지 다음 더 필요한 경우,워드 문서에 세부 사항을 첨부하거나 논의하기 위해 회의를 설정하는 것이 좋습니다.

  • 전자 메일에 첨부 파일이 있는 경우 메시지,포함된 내용 및 필요한 모든 작업을 참조해야 합니다.

  • 문제를 제시하거나 질문을 할 때 정중하고 전문적이며 존중하십시오.

  • 잘못 해석 될 수있는 풍자,농담,유머 또는 어조를 피하십시오.

세부 정보/본문은 문제에 대한 배경 정보 또는 질문에 대답하는 데 필요한 정보를 제공합니다. 한 페이지에 전달할 정보가 너무 많으면 다른 유형의 의사 소통 또는 공식 회의가 더 적합한 지 고려하십시오.

질문/행동

  • 필요한 행동에 대한 구체적인 요청을 제공하십시오.

  • 수신할 응답 또는 조치를 명시합니다.

  • 정확히”누가””무엇”을 수행 할 필요가 있는지 확인하십시오.

  • 마감일이있는 경우,받는 사람에게 눈에 띄게”때”를 제공합니다.

요청/작업 이메일 메시지의 가장 중요 한 구성 요소 중 하나 이며 정확 하 게 당신이 무엇을 찾고 상태,누구 로부터,그리고 언제. 불행히도,그것은 종종 생략되거나 잘 정의되지 않습니다.

마감/사인 오프/안녕:

  • 존경과 형식을 전달하는 구 또는 단어(예:”진심으로”,”최고의 안부”,”최고”)를 사용합니다.

  • 유용한 연락처 정보가 포함된 서명 줄을 포함합니다.

  • 폐쇄/사인 오프의 사용을위한 제도적 프로토콜을 따르십시오.

  • 캐주얼하고 일상적인 비즈니스 커뮤니케이션은 종종 공식적인 사인 오프를 사용하지 않습니다.

사인 오프는 정중 한”감사합니다”도움을 제공하고 필요한 연락처 정보를 제공하는 곳입니다.

다음 6 가지 핵심 요소에 따라 비즈니스 전자 메일 메시지를 구성하십시오. 당신은 신속하게 할 수있는 능력을 향상시키고 메시지가 오해 또는 전혀 응답하지 않을 가능성을 줄일 수 있습니다!

이메일을 작성할 때 미리 여분의 시간을 조금 복용함으로써,당신은 자신에게 길 아래로 시간,반복 및 오해를 많이 절약 할 수 있습니다.

당신이 일을 기억하는 두문자어를 사용하려면,기억하려고:

  • “시닥”-제목/안녕하세요/소개/세부/액션/마감

(더 나은 약어와 함께 올 수 있다면,하나를 제안 하 게 자유롭게 느끼 십시오,이것은 최고의 이러한 용어를 사용 하 여 함께 올 수 있는!)

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