では、構造化された電子メールメッセージを確実に作成するための最良の方法は何ですか?

まず、ビジネスメールを構造化するための六つの重要なコンポーネントを理解します。

ビジネスメールを構築するための六つの重要なコンポーネント:

  • 件名

  • ご挨拶

  • イントロ/目的

  • 詳細

  • アスク/アクション

  • クロージング/サインオフ

さて、もう少し詳細にこれらのそれぞれを確認してみましょう。

件名:

  • 件名を明確にし、簡潔にし、意味のあるものにします。

  • それは要約するべきであり、説明するべきではありません。

  • 1つの単語の説明(重要、ヘルプ、緊急など)を回避します。

  • 件名があいまいな場合、乱雑な場合、またはメッセージに関連していない場合は、件名を変更します。

  • 件名を標準化し、目的や緊急性などの重要な情報を提供する方法として、件名ハッシュタグを使用します。

  • 短いメッセージの場合は、”EOM”(“end-of-message”の省略形)で終わるメッセージのみを件名行に使用します。

  • 悪い件名:「Re:Re:re:変更について話す必要があります」。

  • 良い件名:”重要:プロジェクトオリオンタイムライン加速”。

件名行は、電子メールの重要性と、メッセージ内の重要な情報またはトピックを強調表示します。

ご挨拶(またはこんにちは’):

  • 利用宛名(領収証に記載する宛名)の氏名の場合はその正式なメッセージ。

  • 挨拶の使用のための制度的な議定書に従ってください。

  • カジュアルなビジネスコミュニケーションは、常に正式な挨拶を必要としません-彼らは多くの場合、単に受信者の名前を一覧表示することができます。

挨拶はあなたの第一印象を作る-人々を真心こめてそしてきちんと識別することを保障しなさい!

:

  • 目的、質問、または問題を明確かつ簡潔に説明します。

  • 最大で1つまたは2つの文章-以下に必要な詳細を追加します。

  • 密接に関連しているかリンクされていない限り、複数のトピックやリクエストにまたがるメールは避けてくださ

Intro/Purposeには、問題または要求の概要が表示されます。 イントロを読むことによって、受信者は従うべき詳細の文脈を理解する。

詳細/本体:

  • 必要な背景またはサポートの詳細を提供します。

  • いくつかの箇条書きまたはいくつかの短い段落に自分自身を制限します。

  • 問題を説明したり、質問したりするために必要な最小限の情報のみを提供してください。

  • あなたが5つの重要な質問の簡単な説明を提供することを確認してください。 いつ? どこ? どう? どうして?

  • 詳細ページが必要な場合は、Word文書に詳細を添付するか、議論する会議を設定することを検討してください。

  • 電子メールに添付ファイルがある場合は、メッセージ内でそれを参照し、それに含まれるもの、および必要な操作を確認してください。

  • 問題を提示したり、質問をしたりするときは、礼儀正しく、専門的で、敬意を表します。

  • 誤解されることができる皮肉、冗談、ユーモア、または調子を避けなさい。

詳細/本文には、問題に関する背景情報、または質問への回答に必要な情報が表示されます。 ページで伝えるにはあまりにも多くの情報がある場合は、通信の別のタイプ、あるいは正式な会議がより適切であるかどうかを検討してくださ

アスク/アクション

  • 必要なアクションのための特定の呼び出しを提供します。

  • 受信する応答またはアクションを指定します。

  • 正確に”誰が””何を”実行する必要があるかを明確にしてください。

  • 期限がある場合は、受信者に”いつ”を目立つように提供してください。

Ask/Actionは、電子メールメッセージの最も重要なコンポーネントの一つであり、どこから、いつまでに、あなたが取得しようとしている正確に何を述べています。 残念ながら、それはしばしば省略されるか、明確に定義されていません。

クロージング/サインオフ/さよなら:

  • 尊敬と形式を伝えるフレーズや単語を使用します(例:”誠意をこめて”、”最高のよろしく”、”最高”)。

  • 有用な連絡先情報を含む署名行を含めます。

  • 閉鎖/サインオフの使用のための制度上の議定書に従ってください。

  • カジュアルで日常的なビジネスコミュニケーションは、正式なサインオフを使用しないことがよくあります。

サインオフは、あなたが親切な”ありがとう”支援を提供し、必要な連絡先情報を提供する場所です。

これらの六つの重要な要素に従ってビジネス電子メールメッセージを構造化してください。 あなたはすぐにあなたの能力を向上させ、あなたのメッセージが誤解されるか、まったく反応しない可能性を減らすでしょう!

電子メールを作成するときに少し余分な時間を取ることによって、あなたは道の下で自分自身に多くの時間、繰り返し、および誤解を保存します。

の場合のように使り替えもん:

  • “SHIDAC”-件名こんにちは/Intro/詳細/Action/閉会

(できればかりの頭文字だら、このように利用規約!)

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