Quindi, qual è il modo migliore per assicurarti di comporre messaggi e-mail strutturati?

Innanzitutto, comprendere i sei componenti chiave per strutturare l’e-mail aziendale.

I sei componenti chiave per strutturare la posta elettronica aziendale:

  • Riga dell’Oggetto

  • Saluto

  • Intro/Scopo

  • Dettagli

  • Chiedere/Azione

  • Chiusura/Sign-off

Ora, esaminiamo ciascuno di questi un po ‘ più nel dettaglio.

Oggetto:

  • Rendi l’oggetto chiaro, conciso e significativo.

  • Dovrebbe riassumere, non descrivere.

  • Evita descrizioni di una parola (ad esempio, Importante, Aiuto o Urgente).

  • Modificare la riga dell’oggetto se è vaga, disordinata o non correlata al messaggio.

  • Utilizzare gli hashtag della riga dell’oggetto come un modo per standardizzare le righe dell’oggetto e fornire informazioni chiave come lo scopo e l’urgenza.

  • Per i messaggi brevi, utilizzare solo il messaggio della riga dell’oggetto che termina con ” EOM “(abbreviazione di”end-of-message”).

  • Cattivo oggetto: “Re: Re: Re: Bisogno di parlare di cambiamento”.

  • Buona riga dell’oggetto: “Importante: Project Orion Timeline Acceleration”.

La riga dell’oggetto evidenzia l’importanza di un’e-mail e le informazioni chiave o gli argomenti all’interno del messaggio.

Saluto (o ‘ciao’):

  • Utilizzare il nome e il titolo del destinatario se si tratta di un messaggio formale.

  • Seguire i protocolli istituzionali per l’utilizzo dei saluti.

  • Le comunicazioni aziendali casuali non hanno sempre bisogno di un saluto formale – spesso possono solo elencare i nomi dei destinatari.

Il saluto fa la tua prima impressione-assicurati di identificare le persone cordialmente e correttamente!

Introduzione / Scopo:

  • Spiegare in modo chiaro e conciso lo scopo, la domanda o il problema.

  • Una o due frasi al massimo-aggiungerai i dettagli necessari di seguito.

  • Evita le e-mail che si estendono su più argomenti o richieste, a meno che non siano strettamente correlate o collegate.

L’introduzione / Scopo fornisce un riepilogo del problema o della richiesta. Leggendo l’intro, il destinatario capisce il contesto del dettaglio da seguire.

Dettaglio / Corpo:

  • Fornisce lo sfondo necessario o i dettagli di supporto.

  • Limitatevi a diversi punti elenco o pochi, brevi paragrafi.

  • Fornire solo le informazioni minime necessarie per spiegare il problema o porre la domanda.

  • Assicurarsi di fornire una breve spiegazione delle cinque domande chiave; Cosa? Quando? Dove? Come? Perché?

  • Se avete bisogno di più di una pagina di dettaglio, considerare allegando il dettaglio in un documento di Word o impostare una riunione per discutere.

  • Quando l’e-mail ha un file allegato, assicurarsi di fare riferimento ad esso nel messaggio, ciò che contiene, e tutte le azioni necessarie.

  • Sii educato, professionale e rispettoso quando presenti problemi o fai domande.

  • Evitare il sarcasmo, scherzi, umorismo, o il tono che può essere male interpretato.

Il Dettaglio / Corpo fornisce le informazioni di base sul problema o necessarie per aiutare a rispondere alla domanda. Se ci sono troppe informazioni da trasmettere in una pagina, considera se un altro tipo di comunicazione o anche un incontro formale è più appropriato.

Chiedi / Azione

  • Fornire un invito specifico per l’azione necessaria.

  • Indicare la risposta o l’azione che si desidera ricevere.

  • Assicurarsi di essere chiari su esattamente ” chi “ha bisogno di eseguire “cosa”.

  • Se ci sono scadenze, fornire il” quando ” prominente ai destinatari.

Il Ask / Azione è uno dei componenti più importanti del messaggio di posta elettronica e dove si dichiara esattamente ciò che si sta cercando di ottenere, da chi, e da quando. Sfortunatamente, è spesso omesso o non ben definito.

Chiusura / Firma / Addio:

  • Utilizza frasi o parole che trasmettono rispetto e formalità (ad esempio, “Sinceramente”, “Cordiali saluti”, “Meglio”).

  • Includere righe di firma che contengono informazioni di contatto utili.

  • Seguire i protocolli istituzionali per l’utilizzo di chiusure/sign-off.

  • Casual, comunicazioni aziendali di routine spesso non utilizzano formale sign-off.

Il segno-off è dove si fornisce un cortese “grazie” per l ” assistenza e fornire le informazioni di contatto richieste.

Assicurati di strutturare i messaggi e-mail aziendali seguendo questi sei elementi chiave. Potrai migliorare la vostra capacità di rapidamente e ridurre la possibilità che il vostro messaggio sarà frainteso o non ha risposto a affatto!

Prendendo un po ‘ di tempo in più in anticipo quando si compone una e-mail, vi farà risparmiare un sacco di tempo, ripetizione, e problemi di comunicazione lungo la strada.

Se vuoi usare acronimi per ricordare le cose, cercare di ricordare:

  • “SHIDAC” – Soggetto / Ciao / Intro / Dettaglio / Azione / Chiusura

(Se si può venire con una migliore acronimo, non esitate a suggerire, e questo è il meglio che ho potuto venire con l’uso di questi termini!)

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.

lg