tehát mi a legjobb módja annak, hogy strukturált e-mail üzeneteket állítson össze?

először is értse meg az üzleti e-mailek felépítésének hat kulcsfontosságú elemét.

az üzleti e-mail felépítésének hat kulcsfontosságú eleme:

  • tárgysor

  • Üdvözlet

  • Bevezetés / cél

  • Részletek

  • Ask / Action

  • zárás/kijelentkezés

most nézzük át ezeket egy kicsit részletesebben.

tárgy:

  • tegye egyértelművé, tömörvé és értelmessé a tárgysort.

  • összefoglalni kell, nem leírni.

  • elkerüli az egyszavas leírásokat (például fontos, segítség vagy sürgős).

  • változtassa meg a tárgy sort, ha homályos, rendetlen vagy nem kapcsolódik az üzenethez.

  • használja a tárgysor hashtageket a tárgysorok szabványosításának módjaként, és olyan kulcsfontosságú információkat adjon meg, mint a cél és a sürgősség.

  • rövid üzenetek esetén használja a csak tárgysor “EOM”-val végződő üzenetet (az “üzenet vége”rövidítése).

  • rossz tárgysor: “újra: újra: újra: beszélni kell a változásról”.

  • Jó Tárgysor: “Fontos: Az Orion Projekt Idővonalának Gyorsítása”.

a tárgysor kiemeli az e-mail fontosságát, valamint az üzenetben található legfontosabb információkat vagy témákat.

üdvözlet (vagy ‘hello’):

  • használja a címzett nevét és címét, ha hivatalos üzenetről van szó.

  • kövesse az intézményi protokollokat az üdvözlet használatához.

  • az alkalmi üzleti kommunikációnak nem mindig van szüksége hivatalos üdvözletre-gyakran csak felsorolhatják a címzettek nevét.

az üdvözlés teszi az első benyomást-győződjön meg róla, azonosítani az embereket szívélyesen és megfelelően!

Bevezetés / cél:

  • világosan és tömören magyarázza el a célt, kérdést vagy kérdést.

  • legfeljebb egy vagy két mondat – az alábbiakban hozzáadja a szükséges részleteket.

  • kerülje az olyan e-maileket, amelyek egynél több témát vagy kérést ölelnek fel, kivéve, ha szorosan kapcsolódnak vagy kapcsolódnak egymáshoz.

az Intro / cél összefoglalja a kérdést vagy kérést. Az intro elolvasásával a címzett megérti a követendő részlet kontextusát.

Részlet / Test:

  • biztosítja a szükséges hátteret vagy támogató részleteket.

  • korlátozza magát több felsoroláspontra vagy néhány rövid bekezdésre.

  • csak a kérdés magyarázatához vagy a kérdés feltevéséhez szükséges minimális információkat adja meg.

  • győződjön meg róla, hogy röviden elmagyarázza az öt kulcsfontosságú kérdést; Mit? Mikor? Hol? Hogyan? Miért?

  • ha többre van szüksége, mint egy részletes oldalra, fontolja meg a részletek csatolását egy Word-dokumentumba, vagy állítson be egy megbeszélést.

  • ha az e-mailhez fájlmelléklet tartozik, győződjön meg róla, hogy hivatkozik rá az üzenetben, mit tartalmaz, valamint a szükséges műveleteket.

  • legyen udvarias, profi és tiszteletteljes, amikor kérdéseket tesz fel vagy kérdéseket tesz fel.

  • kerülje a félreértelmezhető szarkazmust, vicceket, humort vagy hangot.

a részlet / törzs biztosítja a háttérinformációkat a kérdésről, vagy amelyek szükségesek a kérdés megválaszolásához. Ha túl sok információ van egy oldalon, fontolja meg, hogy egy másik típusú kommunikáció vagy akár egy hivatalos találkozó megfelelőbb-e.

kérdezés / cselekvés

  • adjon meg egy konkrét felhívást a szükséges cselekvésre.

  • adja meg a választ vagy műveletet, amelyet meg szeretne kapni.

  • győződjön meg róla, hogy tisztában van azzal, hogy pontosan “kinek” kell elvégeznie a “mit”.

  • ha vannak határidők, adja meg a” mikor ” jól láthatóan a címzetteknek.

az Ask / Action az e-mail üzenet egyik legfontosabb összetevője, és ahol pontosan megadja, hogy mit szeretne kapni, kitől és mikor. Sajnos gyakran kihagyják vagy nem jól definiálják.

zárás/kijelentkezés / Viszlát:

  • olyan kifejezéseket vagy szavakat használ, amelyek tiszteletet és formalitást közvetítenek (pl. “Üdvözlettel”, “üdvözlettel”, “legjobb”).

  • adjon meg olyan aláírási sorokat, amelyek hasznos kapcsolattartási információkat tartalmaznak.

  • kövesse az intézményi protokollokat a bezárások/aláírások használatához.

  • az alkalmi, rutinszerű üzleti kommunikáció gyakran nem használ hivatalos aláírásokat.

a Sign-off az, ahol egy udvarias” köszönöm ” a segítséget, és adja meg a szükséges kapcsolattartási adatokat.

győződjön meg arról, hogy az üzleti e-mail üzeneteket e hat kulcsfontosságú elem alapján strukturálja. Javítani fogja a képességét, hogy gyorsan csökkentse annak esélyét, hogy az üzenetét félreértik, vagy egyáltalán nem válaszolnak rá!

ha egy kis extra időt vesz igénybe az e-mail írása során, sok időt, ismétlést és félreértést takaríthat meg magának az úton.

ha szeretne rövidítéseket használni, hogy emlékezzen a dolgokra, próbáljon emlékezni:

  • “SHIDAC” – tárgy / Hello / Intro / részlet / akció / zárás

(ha tudsz jobb betűszóval előállni, kérjük, bátran javasoljon egyet, ez a legjobb, amivel elő tudtam állni ezekkel a kifejezésekkel!)

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.

lg