niin, mikä on paras tapa varmistaa, että kirjoitat jäsenneltyjä sähköpostiviestejä?

ensinnäkin, ymmärrä kuusi keskeistä komponenttia liiketoimintasähköpostin jäsentämiseksi.

the six key components to structure business Email:

  • aiherivi

  • Tervehdys

  • Intro/tarkoitus

  • yksityiskohta

  • Kysy / toiminto

  • sulkeminen/kuittaus

nyt, Katsotaanpa tarkastella kutakin näistä hieman tarkemmin.

Asiarivi:

  • tee aiherivi selkeäksi, ytimekkääksi ja merkitykselliseksi.

  • sen pitäisi tiivistää, ei kuvata.

  • välttää yhden sanan kuvauksia (esim.tärkeä, apu tai kiireellinen).

  • Vaihda puheenaihetta, jos se on epämääräinen, sotkuinen tai ei liity viestiin.

  • käytä aiherivin hashtageja keinona standardoida Aiherivejä ja tarjota keskeisiä tietoja, kuten tarkoitusta ja kiireellisyyttä.

  • lyhyissä viesteissä käytetään aiheriviä, joka päättyy viestiin ” EOM ”(pikakirjoitus”end-of-message”).

  • Bad Subject Line: ”Re: Re: Re: Need to talk about change”.

  • Hyvä Aihe Rivi: ”Tärkeää: Project Orion Aikajana Kiihtyvyys”.

aiherivillä korostetaan sähköpostin merkitystä ja viestin keskeisiä tietoja tai aiheita.

tervehdys (tai ”Hei’):

  • käytä vastaanottajan nimeä ja titteliä, jos kyseessä on virallinen viesti.

  • noudata institutionaalisia protokollia tervehdysten käytössä.

  • rento yritysviestintä ei aina tarvitse muodollista tervehdystä – ne voivat usein vain luetella vastaanottajien nimet.

tervehdys tekee ensivaikutelman – varmista, että tunnistat ihmiset sydämellisesti ja oikein!

Intro/tarkoitus:

  • selitä selvästi ja ytimekkäästi tarkoitus, kysymys tai kysymys.

  • yksi tai kaksi lausetta enintään-voit lisätä tarvittavat yksityiskohdat alla.

  • Vältä sähköposteja, jotka kattavat useamman kuin yhden aiheen tai pyynnön, elleivät ne liity läheisesti toisiinsa tai liittyvät toisiinsa.

Intro / tarkoitus tarjoaa tiivistelmän asiasta tai pyynnöstä. Intron lukemalla vastaanottaja ymmärtää seurattavan yksityiskohdan kontekstin.

Yksityiskohta / Elin:

  • antaa tarvittavat tausta-tai tukitiedot.

  • rajoittakaa itsenne useisiin kohtiin tai muutamaan lyhyeen kappaleeseen.

  • anna vain ne vähimmäistiedot, jotka ovat tarpeen asian selittämiseksi tai kysymyksen esittämiseksi.

  • varmista, että selität lyhyesti viisi keskeistä kysymystä; Mitä? Milloin? Missä? Miten? Miksi?

  • jos tarvitset enemmän kuin sivun yksityiskohtia, harkitse yksityiskohtien liittämistä Word-asiakirjaan tai aseta kokous keskusteltavaksi.

  • kun sähköpostissa on tiedostoliite, varmista, että viittaat siihen viestissä, mitä se sisältää ja mitä toimenpiteitä tarvitaan.

  • ole kohtelias, ammattimainen ja kunnioittava, kun esität kysymyksiä tai esität kysymyksiä.

  • Vältä sarkasmia, vitsejä, huumoria tai sävyä, joka voidaan tulkita väärin.

yksityiskohdat / elin antaa taustatietoja asiasta tai tarvitaan auttaa vastaamaan kysymykseen. Jos sivulla on liikaa kerrottavaa, mieti, onko muunlainen viestintä tai edes muodollinen Tapaaminen sopivampi vaihtoehto.

Ask / Action

  • esitä erityinen kehotus tarvittaviin toimiin.

  • ilmoita vastaus tai toimenpide, jonka haluat vastaanottaa.

  • varmista, että olet selvillä tarkalleen ”kuka” tarvitsee suorittaa ”mitä”.

  • jos määräaikoja on, ilmoittakaa ”milloin” näkyvästi vastaanottajille.

Kysy / toiminta on yksi tärkeimmistä komponenteista sähköpostiviestin ja jossa ilmoitat tarkalleen, mitä etsit saada, keneltä, ja milloin. Valitettavasti se jätetään usein pois tai sitä ei ole määritelty tarkasti.

sulkeminen/kuittaus / jäähyväiset:

  • käyttää ilmaisuja tai sanoja, jotka välittävät kunnioitusta ja muodollisuutta (esim. ”vilpittömästi”, ”Parhain terveisin”, ”paras”).

  • Sisällytä allekirjoitusrivit, jotka sisältävät hyödyllisiä yhteystietoja.

  • päättämis-/allekirjoituspöytäkirjojen käytössä on noudatettava institutionaalisia protokollia.

  • satunnaisessa, rutiininomaisessa yritysviestinnässä ei usein käytetä virallisia allekirjoituksia.

kuittaus on, jossa annat kohteliaan ”kiitos” avusta ja annat tarvittavat yhteystiedot.

varmista, että jäsennät liikesähköpostiviestit näiden kuuden keskeisen tekijän mukaisesti. Parannat kykyäsi nopeasti ja vähennät mahdollisuutta, että viestisi ymmärretään väärin tai siihen ei vastata lainkaan!

ottamalla hieman ylimääräistä aikaa etukäteen sähköpostia kirjoittaessasi säästät paljon aikaa, toistoa ja väärinkäsityksiä tiellä.

jos haluat käyttää lyhenteitä muistaaksesi asioita, yritä muistaa:

  • ”SHIDAC” – Subject / Hello / Intro / Detail / Action / Closing

(jos voit keksiä parempi lyhenne, voit vapaasti ehdottaa YKSI, tämä on paras voisin keksiä käyttämällä näitä termejä!)

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

lg