Entonces, ¿cuál es la mejor manera de garantizar que redacte mensajes de correo electrónico estructurados?

En primer lugar, comprenda los seis componentes clave para estructurar el correo electrónico empresarial.

Los seis componentes clave para estructurar el correo electrónico empresarial:

  • Línea de Asunto

  • Saludo

  • Introducción/Propósito

  • Detalle

  • Preguntar/Acción

  • Cierre/cierre de sesión

Ahora, vamos a revisar cada uno de estos en un poco más de detalle.

Línea de asunto:

  • Haz que la línea de asunto sea clara, concisa y significativa.

  • Debe resumir, no describir.

  • Evita descripciones de una sola palabra (por ejemplo, Importante, de Ayuda o Urgente).

  • Cambie la línea de asunto si es vaga, desordenada o no está relacionada con el mensaje.

  • Utilice Hashtags de Línea de asunto como una forma de estandarizar las Líneas de asunto y proporcionar información clave, como el propósito y la urgencia.

  • Para mensajes cortos, use solo la línea de asunto del mensaje que termine con » EOM «(abreviatura de»fin del mensaje»).

  • Línea de asunto incorrecta: «Re: Re: Re: Necesito hablar sobre el cambio».

  • Buena Línea de Asunto: «Importante: Aceleración de la Línea de Tiempo del Proyecto Orion».

La línea de asunto resalta la importancia de un correo electrónico y la información o los temas clave dentro del mensaje.

Saludo (o ‘hola’):

  • Utilice el nombre y el título del destinatario si se trata de un mensaje formal.

  • Seguir protocolos institucionales para el uso de saludos.

  • Las comunicaciones comerciales casuales no siempre necesitan un saludo formal, a menudo solo pueden enumerar los nombres de los destinatarios.

El saludo hace su primera impresión, asegúrese de identificar a las personas de manera cordial y adecuada.

Introducción/Propósito:

  • Explique clara y concisamente el propósito, la pregunta o el problema.

  • Una o dos oraciones como máximo, agregará los detalles necesarios a continuación.

  • Evite los correos electrónicos que abarcan más de un tema o solicitud, a menos que estén estrechamente relacionados o vinculados.

La Introducción / Propósito proporciona un resumen de la cuestión o solicitud. Al leer la introducción, el destinatario entiende el contexto del detalle a seguir.

Detalle/Cuerpo:

  • Proporciona los antecedentes o detalles de apoyo necesarios.

  • Limítate a varias viñetas o a unos pocos párrafos cortos.

  • Solo proporcione la información mínima necesaria para explicar el problema o hacer la pregunta.

  • Asegúrese de proporcionar una breve explicación de las cinco preguntas clave; ¿Qué? ¿Cuando? ¿En dónde? ¿Cómo? ¿Por qué?

  • Si necesita más que una página de detalles, considere adjuntar los detalles en un documento de Word o programar una reunión para discutir.

  • Cuando el correo electrónico tenga un archivo adjunto, asegúrese de hacer referencia a él en el mensaje, lo que contiene y las acciones necesarias.

  • Sea educado, profesional y respetuoso al presentar problemas o hacer preguntas.

  • Evite el sarcasmo, los chistes, el humor o el tono que puedan malinterpretarse.

El Detalle / Cuerpo proporciona la información de fondo sobre el tema o necesaria para ayudar a responder la pregunta. Si hay demasiada información para transmitir en una página, considere si otro tipo de comunicación o incluso una reunión formal es más apropiado.

Preguntar / Acción

  • Haga un llamamiento específico para que se tomen las medidas necesarias.

  • Indique la respuesta o acción que desea recibir.

  • Asegúrese de tener claro exactamente «quién» necesita realizar «qué».

  • Si hay plazos, proporcione el» cuándo » de manera prominente a los destinatarios.

La Pregunta / Acción es uno de los componentes más importantes del mensaje de correo electrónico y donde se indica exactamente lo que se desea obtener, de quién y para cuándo. Desafortunadamente, a menudo se omite o no está bien definido.

Cierre / Cierre / Adiós:

  • Utiliza frases o palabras que transmiten respeto y formalidad (por ejemplo, «Sinceramente», «Saludos cordiales», «Lo Mejor»).

  • Incluya líneas de firma que contengan información de contacto útil.

  • Siga los protocolos institucionales para el uso de cierres/autorizaciones.

  • Las comunicaciones comerciales casuales y rutinarias a menudo no utilizan firmas formales.

La firma es donde usted proporciona un cortés «gracias» por la ayuda y proporciona la información de contacto requerida.

Asegúrese de estructurar los mensajes de correo electrónico de negocios siguiendo estos seis elementos clave. ¡Mejorará su capacidad para rápidamente y reducirá la posibilidad de que su mensaje sea malentendido o no se responda en absoluto!

Al tomarse un poco de tiempo adicional por adelantado al redactar un correo electrónico, se ahorrará mucho tiempo, repetición y falta de comunicación en el futuro.

Si te gusta usar acrónimos para recordar cosas, intenta recordar:

  • «SHIDAC» – Asunto / Hola / Introducción / Detalle / Acción / Cierre

(Si puede crear un acrónimo mejor, no dude en sugerir uno, ¡este es el mejor que se me ocurrió usando estos términos!)

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