‘ Le travail n’est pas fait tant que la paperasse n’est pas terminée « , un axiome populaire utilisé en particulier dans les affaires. Il s’identifie à l’exigence que chaque personne morale conserve son statut juridique et sa compréhension entre tous les investisseurs et l’équipe de direction. Ces compréhensions sont l’essence de la « formation » de la personne morale. Le non-respect des formalités administratives peut créer des pièges juridiques tels que la perte de la protection de l’entreprise pour les dirigeants et les propriétaires de l’entreprise. Lisez Percer le voile d’entreprise pour plus de compréhension.

En droit, la formation d’une entité juridique distincte est précieuse pour plusieurs raisons. Premièrement, il peut protéger l’identité des propriétaires réels; deuxièmement, il crée un  » being être artificiel, invisible, intangible et existant uniquement dans la contemplation de la loi », juge en chef John Marshall de la Cour suprême; enfin, l’entité mène des affaires et est autorisée à posséder des biens, à poursuivre et à être poursuivie devant un tribunal et à agir en tant qu’être distinct de ses propriétaires. La seule différence entre un particulier et une société en droit est qu’un particulier est autorisé à voter lors d’une élection politique.

La constitution d’une société est simplement un processus de demande et l’octroi d’une charte (comme une licence) pour exister par le secrétaire de chaque État de l’union. Une demande est présentée avec les « Statuts constitutifs » ou une forme quelconque de « Certificat de constitution ». Une fois les frais payés, le Secrétaire accorde l’autorisation et l’entité est formée.

Les statuts constitutifs ne sont pas axés sur les détails, ils énoncent l’objectif principal de la société. Les détails sont énoncés dans les règlements administratifs de la société. Les règlements administratifs établissent le processus de gouvernance et la structure organisationnelle de l’entreprise. La propriété de l’entité est documentée avec des certificats appelés actions. Les propriétaires sont appelés actionnaires ou actionnaires et ils créent à leur tour un accord entre eux pour formaliser leur relation.

Cet article détaille les trois niveaux de documentation d’entreprise: 1) les statuts constitutifs, 2) les règlements administratifs et 3) la convention des actionnaires. En outre, il touche à la base de ce qu’est une résolution d’entreprise et de la façon dont elle est traitée et enregistrée. Ce chapitre particulier de cette série n’est qu’une introduction à tous les différents types de documentation d’entreprise. Les prochains articles (chapitres) détaillent chacun d’eux et expliquent également les différentes options et processus de gouvernance.

Statuts constitutifs

Les statuts constitutifs contiennent les informations obligatoires requises par l’État concerné. Les articles fournissent toutes les informations nécessaires à l’État. Rappelez-vous que l’État s’intéresse à qui est l’entité; où se trouve-t-elle; pourquoi existe-t-elle; et comment quelqu’un entre-t-il en contact avec cette entité (qui est l’agent enregistré). Voici une liste avec une courte description identifiant les articles les plus courants:

(1) Nom de la Société – doit être unique des autres entités corporatives de cet État
(2) Déclaration formelle d’existence – se compose de:

a) Objet – comme « faire des affaires »
b) Lieu – adresse du siège social
c) Durée – généralement à perpétuité

(3) Actions / Propriété – catégories d’actions, pouvoir de vote, nombre et valeur des actions
(4) Nom et adresses du ou des fondateurs – comprend les administrateurs initiaux et leurs adresses respectives
(5) Conseil d’administration – nombre de membres
(6) Actionnaires initiaux – certains États exigent l’identification de tous les actionnaires initiaux et de leur souscription respective (position de propriété)
(7) Déclaration de responsabilité limitée – certains États exigent une déclaration de responsabilité limitée comme l’un des éléments d’une demande de société par actions; cette déclaration informe toutes les parties que les actionnaires ont une « position de responsabilité limitée » en ce qui concerne la propriété

En général, les articles justifient et confirment la conformité légale de la charte (licence) d’exploitation qui est ensuite approuvée et accordée à la capacité de faire des affaires par l’État. Chaque année, la société renouvelle sa charte en payant d’abord une redevance, puis en identifiant le(s) directeur(s) et les dirigeants respectifs; et confirmant généralement le statut de la structure de l’entreprise.

Une note finale aux statuts constitutifs. Lorsqu’une société renouvelle sa charte chaque année, elle identifie également son agent résident et son adresse. La plupart des entreprises utilisent leur avocat pour recevoir des avis ou des services (lettres judiciaires et gouvernementales), c’est-à-dire agir en tant qu’agent. Avec les petites entreprises, cela peut ne pas être nécessaire. L’adresse de l’entreprise est suffisante et permet à l’entreprise d’économiser beaucoup d’argent chaque année. La plupart des cabinets d’avocats facturent 200 a par an pour simplement recevoir les avis de renouvellement de l’État et recevoir généralement des services. Ils demandent à leur tour à l’un de leurs secrétaires de transmettre le courrier à l’entreprise et de lui demander de lui envoyer par la poste une copie des formulaires remplis lorsque cela est fait pour leurs dossiers.

Règlements

Le pouvoir réel de contrôler une entreprise appartient au ou aux actionnaires. Dans les petites entreprises, la plupart, sinon toutes les actions, appartiennent à une ou plusieurs personnes. Leur position de propriété respective leur donne le contrôle, c’est-à-dire la capacité de dicter la politique. Cependant, à mesure que de plus en plus d’actionnaires sont ajoutés au pool de propriétaires, la capacité de contrôle devient plus difficile. C’est là que les règlements entrent en jeu.

Les règlements administratifs sont les règles d’organisation et de structure du pouvoir. Ils établissent les deux niveaux de pouvoir des administrateurs et des dirigeants.

Les administrateurs sont élus par les actionnaires. La taille (nombre de membres) est fixée dans les statuts et communiquée à l’État via les statuts constitutifs. Souvent, dans les petites entreprises, les actionnaires avec un nombre minimum d’actions sont autorisés à nommer un administrateur et sont autorisés à voter pour les administrateurs généraux. Voici un exemple:

Matériel de démonstration

Le matériel de démonstration est une chaîne de matériel de six magasins appartenant à une famille et étroitement détenue. Il y a cinq actionnaires, chacun avec une position de propriété de 20%. Les règlements stipulent qu’il y a sept membres au conseil d’administration. Tout actionnaire ayant une position de propriété minimale de 20% est autorisé à nommer un administrateur. Tous les postes restants au conseil d’administration sont appelés  » postes à pourvoir  » et sont pourvus à la majorité des voix.

Cette règle permet à chacun des actionnaires de nommer son propre administrateur et de voter son pourcentage d’actions pour les deux sièges restants au conseil d’administration. Cela empêche tout actionnaire unique de contrôler pleinement l’entreprise.

Demo remplit les deux ouvertures avec leur CPA et un professeur d’université local.Les règlements administratifs identifient également les postes d’agents. La plupart des organisations ont au moins trois agents, comme suit:

(1) Président – dirige la société
(2) Directeur Financier (Trésorier) – gère les affaires financières
(3) Secrétaire – tient les documents juridiques et les registres de l’entreprise

Le conseil d’administration nomme les dirigeants et leur confie certaines responsabilités. Les règlements administratifs fixent les limites pour les officiers et leurs fonctions respectives.

À titre d’exemple, dans le cas d’un petit entrepreneur gouvernemental, les règlements administratifs interdisent au président de signer des contrats avec un client d’une valeur totale supérieure à 2 millions de dollars. Les contrats de 2 millions de dollars ou plus doivent être approuvés par le conseil d’administration. Des règles similaires sont généralement mises en place pour les éléments suivants:

(A) Acquisition d’immobilisations supérieures à un certain montant en dollars
(B) Autorisation de paiement supérieure à la somme fixe
(C) Emprunt d’argent via des prêts à long terme
(D) Attribution de garanties pour la dette
(E) Autorisation de dividendes ou de distributions
(F) Octroi de crédit à un seul client ou groupe affilié supérieur à un montant fixe
(G) Permettant des changements à l’actionnaire / partage du statut, y compris les modifications à la charte

Les règlements administratifs précisent la fréquence de l’élection du conseil et de la nomination des dirigeants. Les statuts établissent également d’autres conditions d’exploitation, notamment:

* La fonction ou la mission de la société;
* Les pouvoirs de vote des catégories d’actions/ actionnaires conformément aux statuts constitutifs;
* Émission d’autres formes de capitaux propres (actions, actions de trésorerie, billets /actions convertibles, etc.) via une modification des statuts constitutifs;
* Nomination d’urgence à un poste vacant créé par un administrateur retraité / licencié;
* Fréquence des réunions;
* Procédures de notification;
* Et autres aspects critiques de la gestion d’une société.

Les règlements administratifs ordonnent également au conseil d’établir des résolutions d’entreprise qui traitent des principales questions opérationnelles, notamment:

* Services bancaires
* Qualifications des employés
* Programmes d’avantages sociaux
* Méthodes comptables / Déclaration fiscale
* Embauche de Gestionnaires / Consultants de Niveau Supérieur
– Directeur des Ressources humaines – Équipe juridique
– Contrôleur – Comptables externes
– Agent des Opérations – Ingénieurs
– Comptables externes
* Politiques et procédures
* Poursuites / Conformité fédérale

Dans l’ensemble, les règlements donnent le ton des opérations et établissent le pouvoir au sein de l’organisation corporative pour le fonctionnement efficace de l’entité. Le vrai pouvoir revient aux actionnaires et eux aussi ont un accord les uns avec les autres.

Convention d’actionnaires

Un certificat d’actions est le document officiel reconnaissant la propriété d’une entreprise. Lorsque la charte est accordée, l’État autorise la société à émettre un montant fixe d’actions tel qu’établi dans la demande initiale de constitution. La société vend à son tour l’action en espèces ou sous une forme quelconque de valeur (biens, services, biens incorporels, etc.). Les actions vendues sont appelées  » en circulation « . Toutes les actions ne peuvent pas être vendues lors de l’offre initiale.

Dans les sociétés cotées en bourse, il y a généralement des milliers d’actionnaires de la société. En effet, il est très difficile, voire impossible, pour une seule personne de détenir la majorité des actions. Cependant, une ou plusieurs personnes peuvent influencer et ainsi contrôler l’entreprise. Dans l’environnement des grandes entreprises cotées en bourse, il n’y a pas de règles pour empêcher la vente d’actions.

Mais dans les petites entreprises, les actions librement négociées sont mal vues et carrément dangereuses. Pour éviter cela et établir certaines règles liées au transfert d’actions ou de biens, les actionnaires créent un accord. La convention des actionnaires fixe les conditions des actions détenues par les actionnaires. Ces conditions comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants:

A) Restrictions sur le transfert d’actions;
B) Restrictions sur les transferts volontaires à vie d’actions;
C) Procédures de clôture et de paiement pour le transfert;
D) Étiqueter les droits;
E) Mise en gage et encours d’actions;
F) Transfert d’actions par donation;
G) Restriction pour transfert involontaire;
H) Fixer la juste valeur marchande des actions;
I) Décès d’un actionnaire;
J) Faire glisser les limites et les droits
K) Protection des informations exclusives et confidentielles;
L) Résiliation, dissolution et liquidation des affaires de la société;
M) Fonctions de dirigeant, d’administrateur, de fiduciaire ou de mandataire de la société lorsqu’il est actionnaire;
N) Processus de notification;
O) Processus de résolution des litiges et des recours .

Des règles peuvent être créées pour répondre aux préoccupations des fondateurs ou des actionnaires ultérieurs.

Pour mettre en œuvre l’accord pour tous les nouveaux actionnaires, les petites entreprises à participation étroite exigent que les nouvelles parties signent un accord de jonction les liant à la convention des actionnaires. La convention d’actionnaires lie les actionnaires à la mission de l’entreprise et empêche toute manipulation pour le contrôle de l’entité.

Chaque fois qu’un changement est nécessaire, les actionnaires du conseil d’administration se réunissent pour initier et officialiser les changements. Ces changements sont souvent énoncés sous la forme d’une résolution.

Résolutions d’entreprise

Le secrétaire tient le procès-verbal et un journal des résolutions. Ces résolutions agissent comme des principes directeurs ou des changements majeurs comme les actes du Congrès. Les résolutions sont des déclarations d’action ou d’approbation et sont créées et approuvées par le conseil d’administration. Les résolutions comprennent :

* Ouverture de comptes bancaires auprès de certaines institutions;
* Autorisation d’emprunter de l’argent;
* Modification de la structure des capitaux propres;
* Approbation du paiement des dividendes/ distributions;
* Établissement de politiques et modification de politiques existantes;
* Ajout ou suppression de postes de direction/ de direction;
* Modification des règlements administratifs;
* Endosser certains contrats (construction, contrats clients, conseil, etc.);
* Approuver les fusions, acquisitions ou ventes de divisions ou de la société;
* Déclarer faillite ou insolvabilité

Une résolution est requise pour tout ce qui n’est pas délégué à l’opération quotidienne administrée par le président de la société ou son personnel délégué.

Les règlements fixent les règles relatives à la création des résolutions et les niveaux d’approbation. Des éléments tels que des modifications aux règlements administratifs ou des fusions/acquisitions peuvent nécessiter l’approbation des actionnaires. Dans l’ensemble, les résolutions sont les décisions du conseil en ce qui concerne sa position relative aux opérations sur sociétés.

Résumé – Documents corporatifs

Les documents corporatifs se composent de trois ensembles de formulaires, de règles et d’un accord de création d’une entité juridique. Ces documents identifient la propriété, la structure organisationnelle et les règles de gestion. Les statuts constitutifs sont un ensemble de formulaires requis par l’État identifiant le nom, l’objet et la propriété de la société. Les règlements administratifs comprennent les détails expliquant la structure de l’entreprise et les règles de modification. La convention d’actionnaires dicte les conditions de propriété entre les actionnaires respectifs et la manière dont le transfert de propriété est autorisé.

Avec les résolutions d’entreprise, les « règles mandatées par le conseil d’administration » et les règlements administratifs existants, tous ensemble agissent comme la gouvernance globale de l’entreprise.

Ceci est l’article d’introduction de cette série sur les documents d’entreprise. La compréhension de la structure de l’entreprise et de la documentation sous-jacente fournit l’introduction juridique nécessaire à la société traditionnelle. AGIR SUR LA CONNAISSANCE.

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