Was ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie strukturierte E-Mail-Nachrichten verfassen?

Verstehen Sie zunächst die sechs Schlüsselkomponenten zur Strukturierung von Geschäfts-E-Mails.

Die sechs Schlüsselkomponenten zur Strukturierung geschäftlicher E-Mails:

  • Betreff

  • Gruß

  • Intro / Zweck

  • Detailansicht

  • Fragen/Handeln

  • Schließung / Abmeldung

Lassen Sie uns nun jedes davon etwas genauer betrachten.

Betreffzeile:

  • Machen Sie die Betreffzeile klar, prägnant und aussagekräftig.

  • Es sollte zusammenfassen, nicht beschreiben.

  • Vermeidet Ein-Wort-Beschreibungen (z. B. Wichtig, Hilfe oder Dringend).

  • Ändern Sie die Betreffzeile, wenn sie vage, unordentlich oder nicht mit der Nachricht verbunden ist.

  • Verwenden Sie Betreffzeilen-Hashtags, um Betreffzeilen zu standardisieren und wichtige Informationen wie Zweck und Dringlichkeit bereitzustellen.

  • Verwenden Sie für Kurznachrichten nur die Betreffzeile, die mit „EOM“ endet (Abkürzung für „End-of-message“).

  • Schlechte Betreffzeile: „Re: Re: Re: Müssen über Veränderung sprechen“.

  • Gute Betreffzeile: „Wichtig: Project Orion Timeline Acceleration“.

Die Betreffzeile hebt die Bedeutung einer E-Mail und die wichtigsten Informationen oder Themen in der Nachricht hervor.

Gruß (oder ‚hallo‘):

  • Verwenden Sie den Namen und den Titel des Empfängers, wenn es sich um eine formelle Nachricht handelt.

  • Befolgen Sie die institutionellen Protokolle für die Verwendung von Begrüßungen.

  • Gelegentliche Geschäftskommunikation benötigt nicht immer eine formelle Begrüßung – sie kann oft nur die Namen der Empfänger auflisten.

Die Begrüßung macht Ihren ersten Eindruck – stellen Sie sicher, dass Sie Menschen herzlich und richtig identifizieren!

Einleitung/Zweck:

  • Erklären Sie klar und prägnant den Zweck, die Frage oder das Problem.

  • Höchstens ein oder zwei Sätze – Sie werden das notwendige Detail unten hinzufügen.

  • Vermeiden Sie E-Mails, die mehr als ein Thema oder eine Anfrage umfassen, es sei denn, sie sind eng miteinander verbunden oder verknüpft.

Das Intro / der Zweck enthält eine Zusammenfassung des Problems oder der Anforderung. Durch das Lesen des Intro versteht der Empfänger den Kontext des folgenden Details.

Detail/Körper:

  • Bietet den erforderlichen Hintergrund oder unterstützende Details.

  • Beschränken Sie sich auf mehrere Aufzählungspunkte oder ein paar kurze Absätze.

  • Geben Sie nur die Mindestinformationen an, die erforderlich sind, um das Problem zu erklären oder die Frage zu stellen.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine kurze Erklärung der fünf Schlüsselfragen geben; Was? Wann? Wo? Wie? Warum?

  • Wenn Sie mehr als eine Detailseite benötigen, können Sie das Detail in einem Word-Dokument anhängen oder eine Besprechung zur Besprechung festlegen.

  • Wenn die E-Mail einen Dateianhang enthält, stellen Sie sicher, dass Sie in der Nachricht darauf verweisen, was sie enthält und welche Aktionen erforderlich sind.

  • Seien Sie höflich, professionell und respektvoll, wenn Sie Probleme präsentieren oder Fragen stellen.

  • Vermeiden Sie Sarkasmus, Witze, Humor oder einen Ton, der falsch interpretiert werden kann.

Das Detail / Body liefert die Hintergrundinformationen über das Problem oder benötigt, um die Frage zu beantworten. Wenn auf einer Seite zu viele Informationen zu vermitteln sind, überlegen Sie, ob eine andere Art der Kommunikation oder sogar ein formelles Meeting angemessener ist.

Fragen/Handeln

  • Geben Sie einen spezifischen Aufruf zu erforderlichen Maßnahmen.

  • Geben Sie die Antwort oder Aktion an, die Sie erhalten möchten.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, „wer“ „was“ ausführen muss.

  • Wenn es Fristen gibt, geben Sie den Empfängern das „Wann“ prominent an.

Die Ask / Action ist eine der wichtigsten Komponenten der E-Mail-Nachricht und in der Sie genau angeben, was Sie von wem und bis wann erhalten möchten. Leider wird es oft weggelassen oder nicht genau definiert.

Schließen/Abmelden /Auf Wiedersehen:

  • Verwendet Ausdrücke oder Wörter, die Respekt und Formalität vermitteln (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Am besten“).

  • Fügen Sie Signaturzeilen hinzu, die hilfreiche Kontaktinformationen enthalten.

  • Befolgen Sie die institutionellen Protokolle für die Verwendung von Schließungen / Abmeldungen.

  • Gelegentliche, routinemäßige Geschäftskommunikation verwendet häufig keine formellen Abmeldungen.

Bei der Abmeldung geben Sie ein höfliches „Danke“ für die Unterstützung und die erforderlichen Kontaktinformationen an.

Stellen Sie sicher, dass Sie geschäftliche E-Mail-Nachrichten nach diesen sechs Schlüsselelementen strukturieren. Sie verbessern Ihre Fähigkeit, schnell zu reagieren, und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht missverstanden oder gar nicht beantwortet wird!

Wenn Sie sich beim Verfassen einer E-Mail etwas mehr Zeit nehmen, sparen Sie sich viel Zeit, Wiederholungen und Missverständnisse.

Wenn Sie Akronyme verwenden möchten, um sich an Dinge zu erinnern, versuchen Sie sich zu erinnern:

  • “ SHIDAC“ – Betreff / Hallo / Intro / Detail / Aktion / Schließen

( Wenn Sie ein besseres Akronym finden können, zögern Sie nicht, eines vorzuschlagen, dies ist das Beste, was ich mit diesen Begriffen finden könnte!)

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lg