så hvad er den bedste måde at sikre, at du komponerer strukturerede e-mails?

først skal du forstå de seks nøglekomponenter til strukturering af forretnings-e-mail.

de seks nøglekomponenter til strukturering af forretnings-e-mail:

  • emnelinje

  • hilsen

  • introduktion / formål

  • detaljer

  • spørg / handling

  • lukning / Sign-off

lad os nu gennemgå hver af disse lidt mere detaljeret.

Emne linje:

  • gør emnelinjen klar, kortfattet og meningsfuld.

  • det skal opsummere, ikke beskrive.

  • undgår beskrivelser af et ord (f.eks. vigtig, hjælp eller presserende).

  • Skift emnelinjen, hvis den er vag, rodet eller ikke relateret til meddelelsen.

  • brug emnelinjen Hashtags som en måde at standardisere emnelinjer og give vigtige oplysninger såsom formål og haster.

  • for korte meddelelser skal du kun bruge emnelinjen, der slutter med” EOM “(stenografi for”end-of-message”).

  • dårlig emnelinje: “Re: Re: Re: behov for at tale om forandring”.

  • God Emnelinje: “Vigtigt: Projekt Orion Tidslinje Acceleration”.

emnelinjen fremhæver vigtigheden af en e-mail og de vigtigste oplysninger eller emner i meddelelsen.

hilsen (eller ‘Hej’):

  • brug adressatens navn og titel, hvis det er en formel besked.

  • Følg institutionelle protokoller for brug af hilsner.

  • Casual forretningskommunikation har ikke altid brug for en formel hilsen – de kan ofte bare liste modtagernavne.

hilsenen Gør dit første indtryk-sørg for at identificere folk hjerteligt og korrekt!

Intro / formål:

  • forklar klart og præcist formålet, spørgsmålet eller spørgsmålet.

  • højst en eller to sætninger – du tilføjer den nødvendige detalje nedenfor.

  • undgå e-mails, der spænder over mere end et emne eller en anmodning, medmindre de er nært beslægtede eller forbundne.

introen / formålet giver en oversigt over problemet eller anmodningen. Ved at læse introen forstår modtageren konteksten for den detalje, der skal følges.

Detalje / Krop:

  • giver den nødvendige baggrund eller understøttende detaljer.

  • begræns dig til flere kuglepunkter eller et par korte afsnit.

  • giv kun de minimale oplysninger, der er nødvendige for at forklare problemet eller stille spørgsmålet.

  • sørg for, at du giver en kort forklaring på de fem centrale spørgsmål; Hvad? Hvornår? Hvor? Hvordan? Hvorfor?

  • hvis du har brug for mere end en side med detaljer, kan du overveje at vedhæfte detaljerne i et orddokument eller indstille et møde for at diskutere.

  • når e-mailen har en vedhæftet fil, skal du sikre dig, at du henviser til den i meddelelsen, hvad den indeholder og eventuelle nødvendige handlinger.

  • vær høflig, professionel og respektfuld, når du præsenterer problemer eller stiller spørgsmål.

  • undgå sarkasme, vittigheder, humor eller tone, der kan fortolkes forkert.

detaljen / kroppen giver baggrundsoplysningerne om problemet eller er nødvendige for at hjælpe med at besvare spørgsmålet. Hvis der er for meget information til at formidle på en side, skal du overveje, om en anden form for kommunikation eller endda et formelt møde er mere passende.

spørg / handling

  • Giv en specifik opfordring til nødvendig handling.

  • angiv det Svar eller den handling, du vil modtage.

  • sørg for, at du er klar over nøjagtigt “hvem” skal udføre “hvad”.

  • hvis der er frister, skal du give “hvornår” fremtrædende til modtagerne.

Ask / Action er en af de vigtigste komponenter i E-mail-beskeden, og hvor du angiver nøjagtigt, hvad du ønsker at få, fra hvem og hvornår. Desværre er det ofte udeladt eller ikke veldefineret.

lukning / Sign-Off / farvel:

  • bruger sætninger eller ord, der formidler respekt og formalitet (f.eks.

  • Inkluder signaturlinjer, der indeholder nyttige kontaktoplysninger.

  • Følg institutionelle protokoller for brug af lukninger/sign-offs.

  • afslappet, rutinemæssig forretningskommunikation bruger ofte ikke formelle tilmeldinger.

den Sign-off er, hvor du giver en høflig “tak” for bistand og give nødvendige kontaktoplysninger.

sørg for, at du strukturerer forretnings-e-mails efter disse seks nøgleelementer. Du vil forbedre din evne til hurtigt og reducere chancen for, at din besked bliver misforstået eller slet ikke reageret på!

ved at tage lidt ekstra tid på forhånd, når du komponerer en e-mail, sparer du dig selv meget tid, gentagelse og fejlkommunikation ned ad vejen.

hvis du kan lide at bruge akronymer til at huske ting, så prøv at huske:

  • “SHIDAC” – emne / Hej / Intro / Detalje / handling / lukning

(hvis du kan komme med et bedre akronym, er du velkommen til at foreslå en, Dette er det bedste, jeg kunne komme med at bruge disse vilkår!)

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.

lg