takže, jaký je nejlepší způsob, jak zajistit, že skládáte strukturované e-mailové zprávy?

nejprve pochopte šest klíčových komponent pro strukturu obchodního e-mailu.

šest klíčových komponent pro strukturu obchodního e-mailu:

  • Předmět

  • Pozdrav

  • Intro/Účel

  • Detail

  • Zeptejte se/Akční

  • Zavírání/Sign-off

Nyní, podívejme se každý z nich v trochu podrobněji.

předmět:

  • udělejte předmět jasný, výstižný a smysluplný.

  • mělo by to shrnout, ne popsat.

  • vyhýbá se jednoslovným popisům (např.

  • změňte řádek předmětu, pokud je vágní, chaotický nebo nesouvisí se zprávou.

  • použijte Hashtagy předmětu jako způsob, jak standardizovat řádky předmětu a poskytnout klíčové informace, jako je účel a naléhavost.

  • pro krátké zprávy použijte pouze předmět zprávy končící „EOM“ (zkratka pro „konec zprávy“).

  • špatný Předmět: „Re: Re: je třeba mluvit o změně“.

  • Dobrý Předmět: „Důležité: Zrychlení Časové Osy Projektu Orion“.

předmět zdůrazňuje důležitost e-mailu a klíčových informací nebo témat ve zprávě.

pozdrav (nebo ‚Dobrý den‘):

  • pokud se jedná o formální zprávu, použijte jméno a název adresáta.

  • postupujte podle institucionálních protokolů pro použití pozdravů.

  • příležitostná obchodní komunikace nemusí vždy potřebovat formální pozdrav-často mohou pouze uvést jména příjemců.

pozdrav dělá váš první dojem-ujistěte se, že identifikujete lidi srdečně a správně!

Úvod / účel:

  • jasně a stručně vysvětlete účel, otázku nebo problém.

  • nejvýše jedna nebo dvě věty-níže přidáte potřebné podrobnosti.

  • Vyhněte se e-mailům, které pokrývají více než jedno téma nebo požadavek, pokud nejsou úzce spjaty nebo propojeny.

Úvod / účel poskytuje shrnutí problému nebo požadavku. Čtením intro, příjemce chápe kontext detailu, který má následovat.

Detail / Tělo:

  • poskytuje potřebné pozadí nebo podpůrné detaily.

  • omezte se na několik odrážek nebo několik krátkých odstavců.

  • poskytněte pouze minimální informace potřebné k vysvětlení problému nebo položení otázky.

  • ujistěte se, že poskytnete stručné vysvětlení pěti klíčových otázek; Co? Kdy? Kde? Jak? Proč?

  • pokud potřebujete více než stránku podrobností, zvažte připojení detailu do dokumentu aplikace Word nebo nastavení schůzky k diskusi.

  • pokud má e-mail přílohu souboru, ujistěte se, že na ni odkazujete ve zprávě, co obsahuje a veškeré potřebné akce.

  • buďte zdvořilí, profesionální, a uctivý při předkládání problémů nebo kladení otázek.

  • Vyhněte se sarkasmu, vtipům, humoru nebo tónu, který může být nesprávně interpretován.

Detail / tělo poskytuje základní informace o problému nebo potřebné k zodpovězení otázky. Pokud je na stránce příliš mnoho informací, zvažte, zda je vhodnější jiný typ komunikace nebo dokonce formální setkání.

zeptejte se / akce

  • uveďte konkrétní výzvu k potřebné akci.

  • uveďte odpověď nebo akci, kterou chcete obdržet.

  • ujistěte se, že máte jasno v tom, „kdo“ musí provést „co“.

  • pokud existují lhůty, poskytněte příjemcům prominentně „kdy“.

ask/Akce je jednou z nejdůležitějších součástí E-mailové zprávy a kde stát přesně to, co hledáte dostat, od koho a do kdy. Bohužel je často vynechán nebo není dobře definován.

uzavření / odhlášení / sbohem:

  • používá fráze nebo slova vyjadřující respekt a formalitu (např. „S pozdravem“, „S pozdravem“, „nejlepší“).

  • vložit podpis řádky, které obsahují užitečné kontaktní informace.

  • postupujte podle institucionálních protokolů pro použití uzávěrů / odhlášení.

  • Neformální, rutinní obchodní komunikace často nepoužívají formální odhlášení.

odhlášení je místo, kde poskytnete zdvořilé „děkuji“ za pomoc a poskytnete požadované kontaktní informace.

ujistěte se, že strukturujete obchodní e-mailové zprávy podle těchto šesti klíčových prvků. Zlepšíte svou schopnost rychle a snížíte šanci, že vaše zpráva bude nepochopena nebo nebude vůbec zodpovězena!

Tím, že trochu času navíc, up-front při psaní E-mailu, ušetříte si spoustu času, opakování, a nedorozumění dolů na silnici.

Pokud chcete používat zkratky pamatovat si věci, zkuste si vzpomenout,:

  • “ SHIDAC“ – Předmět / Hello / Úvod / Detail / Akční / Zavírání

(Pokud můžete přijít s lepší zkratku, prosím, neváhejte navrhnout jeden, to je nejlepší, co jsem mohl přijít s pomocí těchto termínů!)

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

lg