takže, jaký je nejlepší způsob, jak zajistit, že skládáte strukturované e-mailové zprávy?
nejprve pochopte šest klíčových komponent pro strukturu obchodního e-mailu.
šest klíčových komponent pro strukturu obchodního e-mailu:
-
Předmět
-
Pozdrav
-
Intro/Účel
-
Detail
-
Zeptejte se/Akční
-
Zavírání/Sign-off
Nyní, podívejme se každý z nich v trochu podrobněji.
předmět:
-
udělejte předmět jasný, výstižný a smysluplný.
-
mělo by to shrnout, ne popsat.
-
vyhýbá se jednoslovným popisům (např.
-
změňte řádek předmětu, pokud je vágní, chaotický nebo nesouvisí se zprávou.
-
použijte Hashtagy předmětu jako způsob, jak standardizovat řádky předmětu a poskytnout klíčové informace, jako je účel a naléhavost.
-
pro krátké zprávy použijte pouze předmět zprávy končící „EOM“ (zkratka pro „konec zprávy“).
-
špatný Předmět: „Re: Re: je třeba mluvit o změně“.
-
Dobrý Předmět: „Důležité: Zrychlení Časové Osy Projektu Orion“.
předmět zdůrazňuje důležitost e-mailu a klíčových informací nebo témat ve zprávě.
pozdrav (nebo ‚Dobrý den‘):
-
pokud se jedná o formální zprávu, použijte jméno a název adresáta.
-
postupujte podle institucionálních protokolů pro použití pozdravů.
-
příležitostná obchodní komunikace nemusí vždy potřebovat formální pozdrav-často mohou pouze uvést jména příjemců.
pozdrav dělá váš první dojem-ujistěte se, že identifikujete lidi srdečně a správně!
Úvod / účel:
-
jasně a stručně vysvětlete účel, otázku nebo problém.
-
nejvýše jedna nebo dvě věty-níže přidáte potřebné podrobnosti.
-
Vyhněte se e-mailům, které pokrývají více než jedno téma nebo požadavek, pokud nejsou úzce spjaty nebo propojeny.
Úvod / účel poskytuje shrnutí problému nebo požadavku. Čtením intro, příjemce chápe kontext detailu, který má následovat.
Detail / Tělo:
-
poskytuje potřebné pozadí nebo podpůrné detaily.
-
omezte se na několik odrážek nebo několik krátkých odstavců.
-
poskytněte pouze minimální informace potřebné k vysvětlení problému nebo položení otázky.
-
ujistěte se, že poskytnete stručné vysvětlení pěti klíčových otázek; Co? Kdy? Kde? Jak? Proč?
-
pokud potřebujete více než stránku podrobností, zvažte připojení detailu do dokumentu aplikace Word nebo nastavení schůzky k diskusi.
-
pokud má e-mail přílohu souboru, ujistěte se, že na ni odkazujete ve zprávě, co obsahuje a veškeré potřebné akce.
-
buďte zdvořilí, profesionální, a uctivý při předkládání problémů nebo kladení otázek.
-
Vyhněte se sarkasmu, vtipům, humoru nebo tónu, který může být nesprávně interpretován.
Detail / tělo poskytuje základní informace o problému nebo potřebné k zodpovězení otázky. Pokud je na stránce příliš mnoho informací, zvažte, zda je vhodnější jiný typ komunikace nebo dokonce formální setkání.
zeptejte se / akce
-
uveďte konkrétní výzvu k potřebné akci.
-
uveďte odpověď nebo akci, kterou chcete obdržet.
-
ujistěte se, že máte jasno v tom, „kdo“ musí provést „co“.
-
pokud existují lhůty, poskytněte příjemcům prominentně „kdy“.
ask/Akce je jednou z nejdůležitějších součástí E-mailové zprávy a kde stát přesně to, co hledáte dostat, od koho a do kdy. Bohužel je často vynechán nebo není dobře definován.
uzavření / odhlášení / sbohem:
-
používá fráze nebo slova vyjadřující respekt a formalitu (např. „S pozdravem“, „S pozdravem“, „nejlepší“).
-
vložit podpis řádky, které obsahují užitečné kontaktní informace.
-
postupujte podle institucionálních protokolů pro použití uzávěrů / odhlášení.
-
Neformální, rutinní obchodní komunikace často nepoužívají formální odhlášení.
odhlášení je místo, kde poskytnete zdvořilé „děkuji“ za pomoc a poskytnete požadované kontaktní informace.
ujistěte se, že strukturujete obchodní e-mailové zprávy podle těchto šesti klíčových prvků. Zlepšíte svou schopnost rychle a snížíte šanci, že vaše zpráva bude nepochopena nebo nebude vůbec zodpovězena!
Tím, že trochu času navíc, up-front při psaní E-mailu, ušetříte si spoustu času, opakování, a nedorozumění dolů na silnici.
Pokud chcete používat zkratky pamatovat si věci, zkuste si vzpomenout,:
-
“ SHIDAC“ – Předmět / Hello / Úvod / Detail / Akční / Zavírání
(Pokud můžete přijít s lepší zkratku, prosím, neváhejte navrhnout jeden, to je nejlepší, co jsem mohl přijít s pomocí těchto termínů!)
